Cómo crear una orden de compra en QuickBooks 2010

Puede utilizar QuickBooks para crear una orden de compra para su empresa. Un pedido de compras indica a un proveedor que desea comprar algún artículo. De hecho, un pedido es un contrato de compra.

1Elija Vendors→Create Órdenes de compra.

QuickBooks muestra la ventana Crear pedidos.

2En la lista desplegable Proveedor, seleccione el proveedor al que desea comprar el artículo.

La lista desplegable Proveedor incluye cada uno de los proveedores de su Lista de proveedores.

3(Opcional) Clasifique la compra utilizando la lista desplegable Clase.

Puede utilizar clases para especificar a qué parte de su negocio se aplica la compra.

4(Opcional) Cambie la dirección seleccionando un nombre de la lista desplegable Enviar a.

La lista desplegable Enviar a muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Después de seleccionar una entrada de la lista Enviar a, QuickBooks rellena el cuadro de dirección Enviar a con la información apropiada.

5Confirme la fecha del pedido.

Inicialmente, QuickBooks coloca la fecha actual del sistema en el cuadro Fecha. Sin embargo, debe confirmar que la fecha que QuickBooks introduce como fecha de pedido es correcta.

6Confirme el número de pedido.

El número de pedido, o número de orden de compra, identifica unívocamente el documento de pedido. QuickBooks numera secuencialmente las órdenes de compra por usted y coloca el número apropiado en el casillero P.O. No. La conjetura que QuickBooks hace sobre el número correcto de orden de compra es usualmente correcta. Si no es correcto, puede introducir un número de reemplazo.

7Confirme el proveedor y envíelo a la información.

El bloqueo Proveedor y el bloqueo Enviar a identifican al proveedor al que le está comprando el artículo y la dirección a la que desea que el proveedor envíe el envío. Si la información no es correcta, por supuesto, arréglalo. Puede editar la información del bloque de direcciones seleccionando la información incorrecta y volviendo a escribir lo que deba mostrarse.

8En la columna Artículo, registre el número de artículo único para el artículo que desea comprar.

Recuerde que los elementos deben introducirse o describirse en la lista de elementos. Lo principal que hay que saber sobre la lista de artículos es que todo lo que se desee mostrar en la factura -o, para el caso, en un pedido de compras- debe estar descrito en el fichero de artículos.

9En la columna Descripción, introduzca algunos detalles específicos sobre el elemento que ha seleccionado.

También puede tratar el campo Descripción para que tenga sentido para los deudores o los acreedores.

10Especifique la cantidad del artículo que desea en la columna Cantidad.

Obviamente, se introduce el número de ese artículo en particular que se desea.

11En la columna Tarifa, introduzca el precio por unidad o la tarifa por unidad para el artículo.

QuickBooks utiliza diferentes etiquetas para esta columna dependiendo del tipo de negocio que usted haya establecido.

12Introduzca el nombre del cliente en la columna Cliente.

En este formulario, el cliente es la persona para la que se está comprando el artículo.

13(Opcional) En la columna Importe, ajuste el total de gastos para el artículo.

QuickBooks calcula el valor de la cantidad para usted multiplicando la cantidad por la tasa (o precio). Si usted ajusta este total, QuickBooks ajusta la tasa (o precio) para que la tasa de cantidad por cantidad siempre sea igual a la cantidad.

14En la columna Clase, clasifique las posiciones de pedido de compras a nivel de posición, en lugar de a nivel de pedido de compras.

Introduzca una descripción de cada posición que debería incluirse en el pedido. Por ejemplo, si desea pedir seis posiciones a un proveedor, su pedido debería incluir seis líneas de información.

15Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el pedido.

También puede imprimir pedidos más tarde en un lote; para ello, grabe todos los pedidos que desee crear y, a continuación, seleccione File→Print Forms→Purchase Pedidos.

16Haga clic en el botón Guardar y cerrar o en el botón Guardar y nuevo.

Si hace clic en el botón Guardar y nuevo, QuickBooks guarda ese pedido y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear pedidos para que pueda registrar otro pedido.