Un pedido de compras tiene un propósito simple: le dice a algún proveedor que usted quiere comprar algún artículo. De hecho, un pedido es un contrato de compra. Para utilizar QuickBooks 2013 para crear órdenes de compra, siga estos pasos:
Dígale a QuickBooks que desea crear una orden de compra seleccionando Vendors→Create Órdenes de compra. Si el menú Proveedores no proporciona el comando Crear órdenes de compra, QuickBooks no sabe que desea crear órdenes de compra.
Utilice la lista desplegable del menú Proveedor para identificar el proveedor al que desea comprar el artículo.
(Opcional) Clasifique la compra utilizando la lista desplegable Clase.
(Opcional) Proporcione una dirección de destino diferente en la lista desplegable Enviar a en la esquina superior derecha del pedido de compra La lista desplegable Enviar a muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Puede seleccionar la dirección Enviar a seleccionando uno de estos otros nombres. Después de seleccionar una entrada de la lista Enviar a, QuickBooks rellena el cuadro de dirección Enviar a con la información apropiada Las pestañas Principales, Formato e Informe de la ventana Crear órdenes de compra proporcionan algunos botones y cuadros estándar y conocidos: Anterior, Siguiente, Imprimir, Buscar, Ortografía, Historial y Plantilla.
Confirme la fecha de la orden de compra Inicialmente, QuickBooks coloca la fecha actual del sistema en el cuadro Fecha. Sin embargo, debe confirmar que la fecha que QuickBooks introduce como fecha de pedido es correcta. Esta es la fecha del contrato. A menudo, la fecha establece términos contractuales, como el número de días en los que se debe enviar el artículo.
El número de pedido, o número P.O., identifica unívocamente el documento de pedido. QuickBooks numera secuencialmente las órdenes de compra por usted y coloca el número apropiado en el casillero P.O. No. La conjetura que QuickBooks hace sobre el número correcto de orden de compra es usualmente correcta. Si no es correcto, puede introducir un número de reemplazo.
El bloque Proveedor y el bloque Enviar a identifican al proveedor al que le está comprando el artículo y la dirección a la que desea que el proveedor envíe el envío. Esta información debe ser correcta si su lista de proveedores está actualizada y ha utilizado correctamente la lista desplegable Enviar a para identificar, si es necesario, una dirección de destino alternativa. Si la información no es correcta, por supuesto, arréglalo. Puede editar la información del bloque de direcciones seleccionando la información incorrecta y volviendo a escribir lo que deba mostrarse.
Utilice las columnas de la ventana Crear pedidos para describir detalladamente cada uno de los artículos que desea pedir como parte de la compra. Cada artículo va en su propia fila. Para describir un artículo que desea comprar al proveedor, proporcione la siguiente información: Artículo: La columna Artículo es donde se registra el número de artículo único para el artículo que desea comprar. Recuerde que los elementos deben introducirse o describirse en la lista de elementos. Lo más importante que debe saber sobre la lista de artículos es que todo lo que desee mostrar en la factura – o, para el caso, en un pedido de compra – debe estar descrito en el archivo del artículo.Description: En la columna Descripción, describa la posición que ha seleccionado. También puede tratar el campo Descripción para que tenga sentido para los clientes o proveedores: La columna Cantidad especifica la cantidad del artículo que desea. Obviamente, introduzca en este campo el número de artículos que desee: La columna Importe por unidad especifica el precio por unidad o el importe por unidad para el artículo. Tenga en cuenta que QuickBooks utiliza diferentes etiquetas para esta columna dependiendo del tipo de negocio que haya configurado: La columna Cliente identifica al cliente para el que se está comprando el artículo: La columna Importe muestra el total gastado para el artículo. QuickBooks calculará la cantidad para usted multiplicando la cantidad por la tasa (o precio). También puede tratar el importe de la columna. En este caso, QuickBooks ajusta la tarifa (o precio) para que la cantidad por tarifa siempre sea igual a la cantidad: En la columna Grupo, se clasifican las posiciones de pedido a nivel de posición en lugar de a nivel de pedido, y se introduce una descripción de cada posición que debería incluirse en el pedido. Esto significa, por ejemplo, que si desea pedir seis posiciones a un proveedor, su pedido debería incluir seis líneas de información.
El propósito de registrar una orden de compra en QuickBooks es crear un registro formal de una compra. Casi siempre se desea transmitir este pedido al proveedor. El pedido le dice al proveedor exactamente lo que quiere comprar y el precio que está dispuesto a pagar. Para imprimir el pedido, puede hacer clic en el botón Imprimir. También puede imprimir pedidos más tarde en un lote si marca el botón Imprimir más tarde (disponible en la ficha Principal) al crear pedidos, guarda todos los pedidos que desee crear y, a continuación, selecciona el comando Archivo -> Imprimir Forms→Purchase Pedidos.
Para grabar el pedido, haga clic en el botón Grabar y cerrar o en el botón Grabar y nuevo. Si hace clic en el botón Guardar y nuevo, QuickBooks guarda el pedido y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear pedidos para que pueda registrar otro pedido.
