A menos que ya tenga listas de destinatarios creadas y guardadas en Word 2013, debe crear una desde cero. Este proceso implica la configuración de la lista, la eliminación de campos innecesarios que Word molesta preselecciona para usted, la adición de los campos que realmente necesita y, por último, la cumplimentación de la lista. Está bastante involucrado, así que síganlo de cerca.
La creación de la lista de destinatarios funciona de la misma manera, independientemente del tipo de documento de combinación de correspondencia que haya creado.
En la pestaña Mailings, en el grupo Start Mail Merge, seleccione Recipients→Type a New List. Si esta opción no está disponible, no ha creado correctamente el documento principal. De lo contrario, verá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. Word asume que necesita una docena o más de campos para su combinación de correspondencia, lo cual es una tontería porque es más de lo que necesita. Por lo tanto, el siguiente conjunto de pasos elimina los campos excedentes y los reemplaza con los campos que su documento requiere.
Aparece el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, que muestra los campos que Word asume que necesita. Tal tontería no puede ser tolerada.
Seleccione un campo que no necesite y haga clic con el ratón.
Haga clic en el botón Eliminar.
El atajo de teclado para el botón Sí es la tecla Y. Ah, y el método abreviado de teclado para el botón Eliminar (consulte el paso 5) es D. Si escribe D y luego Y, se elimina el campo seleccionado.
Después de eliminar los campos excedentes, el siguiente paso es agregar los campos que necesite, si es que los tiene, ya sea que aparezcan en el cuerpo del mensaje o no. Word utiliza este campo para saber dónde enviar el mensaje. No borre el campo! en lugar de borrar todos los campos, puede renombrar algunos campos para que coincidan con lo que necesita: Seleccione un campo y haga clic en el botón Renombrar.
Para añadir un campo necesario en el documento, haga clic en el botón Añadir.
Escriba el nombre del campo y haga clic en el botón Aceptar. Ponga un nombre al campo para reflejar el tipo de información que contiene; por ejemplo, Ubicación de la mordedura de tiburón.No hay dos campos que puedan tener el mismo nombre.Los nombres de los campos pueden contener espacios, pero no pueden comenzar con un espacio. ` [ ].
Repita los pasos 8 y 9 para cada nuevo campo que necesite en el documento principal. Debería coincidir con la lista de campos ALL CAPS del documento (si ha elegido crearlos). No se preocupe si no lo hace – usted puede agregar campos más tarde, aunque toma más tiempo.
Ahora verá que los campos personalizados aparecen como encabezados de columna en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
En el último conjunto de pasos, rellene la lista de destinatarios. Es necesario introducir registros, uno para cada documento que se vaya a crear:
Escriba los datos del primer registro, la información apropiada para cada campo que aparece en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones: nombre, título, apodo maligno, planeta de origen, etc.
Después de rellenar el último campo, es probable que desee añadir otro registro:
Para añadir un nuevo registro, pulse la tecla Tab después de escribir el último campo, y cuando pulse la tecla Tab en el último campo de un registro, se creará automáticamente un nuevo registro que se añadirá en la línea siguiente. Sigue rellenando datos!
Puede editar cualquier campo de cualquier registro seleccionándolo con el ratón, si accidentalmente agrega un registro en blanco al final de la lista, haga clic para seleccionarlo y luego haga clic en el botón Eliminar entrada. Esto se hace porque los registros en blanco todavía se procesan en una combinación de correspondencia, lo que puede resultar en un desperdicio de papel.
Las listas de destinatarios se encuentran en la carpeta denominada Mis fuentes de datos, que se encuentra en la carpeta Documentos o en la carpeta Documentos. Word selecciona (o crea) automáticamente esta carpeta.
Escriba un nombre para la lista de direcciones. Los nombres descriptivos son los mejores. Después de todo, es posible que vuelva a utilizar la misma lista de destinatarios.
Haga clic en el botón Guardar y volverá al documento.
El siguiente paso en su agonía de fusión de correo es remover los campos de la lista de destinatarios en el documento principal.
