Cómo crear mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook 2019

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Perspectiva 2019 para los maniquíes

Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Crear un nuevo mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook 2019 es increíblemente fácil. Outlook siempre se inicia en la Bandeja de entrada a menos que se configure de otro modo. Si desea iniciar en otra carpeta que no sea la Bandeja de entrada, haga clic en la ficha Archivo y seleccione Opciones, haga clic en Avanzado y, en la sección Inicio y salida de Outlook, cambie la configuración Iniciar Outlook en esta carpeta. Puede hacer clic en el botón Examinar y examinar todas las carpetas del archivo de datos de Outlook. Para iniciar en otro módulo, elija una carpeta que corresponda a ese módulo (por ejemplo, Calendario, Tareas o Notas).

Siga estos pasos para crear un mensaje de correo electrónico rápido y sucio:

  1. Inicie Outlook. Aparece el módulo Correo, mostrando su bandeja de entrada.
  2. Haga clic en el botón Nuevo correo electrónico.
  3. Introduzca una dirección de correo electrónico en el cuadro Para.
  4. Escriba un asunto en el cuadro Asunto.
  5. Introduzca un mensaje en el cuadro de mensaje.
  6. Haga clic en el botón Enviar. Lo has clavado, ¿no? ¿Fue fácil o qué?

La forma lenta pero completa de crear un mensaje en Outlook 2019

Es posible que prefiera un enfoque más detallado para crear un mensaje de correo electrónico. Si usted tiene un yen para el correo electrónico de fantasía – especialmente si desea aprovechar cada campana y silbato que Outlook puede añadir a su mensaje – siga estos pasos:

1. En el módulo Correo, haga clic en el botón Nuevo correo electrónico de la cinta (o presione Ctrl+N).

Se abre el formulario de Nuevo Mensaje, como se muestra.

2. Haz clic en el cuadro de texto Para y escribe las direcciones de correo electrónico de la persona a la que envías el mensaje.

Si envía mensajes a varias personas, separe sus direcciones con comas o punto y coma.

También puede hacer clic en el botón Para, buscar los nombres de las personas a las que envía el mensaje en la libreta de direcciones, hacer doble clic en sus nombres para agregarlos al cuadro de texto Para y, a continuación, hacer clic en el botón Aceptar.

3. Haga clic en el cuadro de texto CC y escriba las direcciones de correo electrónico de la persona a la que desea enviar una copia de su mensaje.

También puede hacer clic en el botón CC para agregar personas de la Libreta de direcciones.

4. Haga clic en el botón Comprobar nombres en la cinta del formulario de nuevo mensaje (o presione Ctrl+K).

Si no has memorizado la dirección de correo electrónico exacta de todas las personas que conoces (¡pum!), la función Comprobar nombres te permite introducir una parte de una dirección y luego busca la dirección exacta en tu libreta de direcciones para que no tengas que preocuparte. Vuelve a comprobar lo que ingresa Check Names; a veces, automáticamente ingresa una dirección similar de tu libreta de direcciones en lugar de la que deseabas, lo que puede producir resultados embarazosos si no te das cuenta y envías el mensaje a alguien para quien sería inapropiado, como una nota romántica diseñada para que tu pareja vaya a ver a tu jefe.

5. Escriba el asunto del mensaje en el cuadro de texto Asunto.

Debe ser breve en el asunto. Una línea de asunto rápida y relevante hace que alguien quiera leer su mensaje; una línea de asunto larga o extraña no lo hace.

Si olvida añadir un asunto e intenta enviar un mensaje, Outlook abre una ventana que le pregunta si realmente quería enviar el mensaje sin un asunto. Haga clic en el botón No enviar para volver al mensaje y agregar un asunto. Si quieres enviar tu mensaje sin un asunto, haz clic en el botón Enviar de todos modos (pero no antes de que hayas escrito el mensaje).

6. Escriba el texto de su mensaje en el cuadro de mensaje.

Si utiliza Microsoft Word como procesador de textos, probablemente esté familiarizado con el formato, los gráficos, las tablas y todos los trucos disponibles en Word para hacer su correo electrónico más atractivo. Estos mismos trucos están disponibles en Outlook utilizando las herramientas de la parte superior del formulario de mensaje en la ficha Formato de texto.

Puede haber ocasiones en las que no necesite poner nada en el cuadro de texto Mensaje, como cuando reenvía un mensaje o envía un archivo adjunto. Si ese es el caso, simplemente omita esto y continúe con el siguiente paso.

Tenga cuidado con el formato del correo electrónico que envía a las personas en Internet. No todos los sistemas de correo electrónico pueden manejar gráficos o texto formateado, como negrita o cursiva, por lo que la obra maestra de arte de correspondencia que usted envía a su cliente puede llegar en forma de galimatías. Además, muchas personas leen el correo electrónico en sus teléfonos celulares, lo cual puede hacer cosas extrañas con el texto que usted envía. Si no sabes con seguridad cómo recibe tu correo electrónico tu destinatario, no te olvides de los gráficos. Cuando envías un correo electrónico a tus colegas de la misma oficina o si estás seguro de que la persona a la que envías también tiene Outlook, el formato y los gráficos deberían estar bien.

7. Seleccione la pestaña Revisar y haga clic en el botón Ortografía y gramática en la parte superior de la pantalla de mensajes (o presione F7).

Outlook ejecuta un corrector ortográfico para asegurarse de que su mensaje le hace parecer tan inteligente como realmente lo es.

8. Haga clic en el botón Enviar (o presione Ctrl+Enter o Alt+S).

Outlook mueve su correo a la bandeja de salida. Si su computadora está en línea, Outlook envía inmediatamente cualquier mensaje desde la bandeja de salida. Si Outlook está configurado para no enviar mensajes inmediatamente (como podría ser el caso en algunas oficinas), puede presionar F9 (o seleccionar la ficha Enviar/Recibir en la cinta y hacer clic en el botón Enviar/Recibir todas las carpetas) para enviar cualquier mensaje de correo electrónico que esté en cola en la bandeja de salida. Si compuso mensajes mientras el equipo estaba desconectado, puede presionar F9 para enviarlos cuando vuelva a estar conectado a Internet. Cuando se envía un mensaje, éste pasa automáticamente a la carpeta Elementos enviados.

Otra forma de indicar a Outlook que envíe mensajes desde la bandeja de salida es hacer clic en el pequeño botón que se parece a dos sobres superpuestos ubicados en la barra de herramientas de acceso rápido en la esquina superior izquierda de la ventana de Outlook, que es visible desde cualquier módulo de Outlook. Si pasa el puntero del ratón por encima de este botón, aparecerá un ScreenTip que le indicará que se trata del botón Enviar/Recibir todas las carpetas. Siempre que envíe mensajes haciendo clic en el botón Enviar de un mensaje, haciendo clic en el botón Enviar/Recibir todas las carpetas o pulsando F9, también le está diciendo a Outlook que recupere todos los mensajes entrantes, así que no se sorprenda si recibe algunos mensajes cada vez que le diga a Outlook que envíe mensajes.

Cómo establecer las prioridades de los mensajes de correo electrónico en Outlook 2019

Algunos mensajes son más importantes que otros. El informe trascendental que le estás enviando a tu jefe exige el tipo de atención que no sería apropiada para la broma que le envías a tu amigo en el departamento de ventas. Establecer el nivel de importancia en Alto le indica al destinatario que su mensaje requiere mucha atención.

Puede elegir entre tres niveles de importancia:

Para establecer la prioridad de un mensaje, siga estos pasos:

1. Mientras escribe un mensaje en el módulo Correo, seleccione la ficha Mensaje en la cinta y haga clic en el botón Propiedades en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas.

Se abre el cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra. Esta ventana de diálogo le permite definir una serie de cualidades opcionales acerca de su mensaje.

2. Haga clic en el triángulo junto al cuadro Importancia.

Se despliega un menú de opciones.

3. Seleccione Bajo, Normal o Alto.

Por lo general, la Importancia se establece en Normal, por lo que no tiene que hacer nada.

4. Haga clic en el botón Cerrar (o presione Esc) para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.

Una forma aún más rápida de establecer la prioridad de un mensaje es utilizar los botones de la ficha Mensaje de la cinta, en el grupo Etiquetas. El botón Alta Importancia (con el signo de exclamación rojo) marca su mensaje como Alta importancia. El botón de Baja Importancia (con la flecha azul apuntando hacia abajo) marca su mensaje como un mensaje de Baja Importancia.

Tal vez te preguntes por qué alguien marcaría un mensaje de baja importancia. Después de todo, si no es tan importante, ¿por qué enviar el mensaje en primer lugar? Aparentemente, a algunos jefes les gusta que sus empleados envíen informes rutinarios con una marca de baja importancia para que los jefes sepan que deben leer esas cosas después de todos esos emocionantes mensajes de correo electrónico nuevos que leen todos los días. También puede asignar importancia a los mensajes recibidos en su Bandeja de entrada para que se indique qué mensajes se pueden tratar más adelante, si es que se pueden tratar.

Cómo configurar la sensibilidad de los mensajes de correo electrónico en Outlook

Es posible que desee que su mensaje sea visto por una sola persona, o que desee evitar que alguien cambie su mensaje después de enviarlo. La configuración de sensibilidad le permite restringir lo que otra persona puede hacer con su mensaje después de enviarlo, y le permite establecer quién puede ser esa otra persona.

Para establecer la sensibilidad de un mensaje, abra el cuadro de diálogo Propiedades de un mensaje. Haga clic en la flecha de la caja de lista junto a la palabra Sensibilidad y uno de los niveles mostrados, como se describe brevemente.

La mayoría de los mensajes que envíes tendrán sensibilidad Normal, así que eso es lo que usa Outlook si no dices lo contrario. La configuración Personal, Privado y Confidencial sólo notifica a las personas que reciben el mensaje que pueden querer manejar el mensaje de forma diferente a un mensaje Normal. (Algunas organizaciones incluso tienen reglas especiales para tratar los mensajes confidenciales.) Por si sirve de algo, he estado usando Outlook durante más de 20 años y nunca he cambiado la configuración de Sensibilidad de un mensaje en el curso de un negocio normal.

La sensibilidad no significa nada, en la práctica. La configuración de la sensibilidad de un mensaje a Privado o Confidencial no lo hace más privado o confidencial que cualquier otro mensaje; sólo notifica al destinatario que el mensaje contiene información particularmente sensible. Muchas corporaciones son muy cuidadosas sobre qué tipo de información puede ser enviada por correo electrónico fuera de la compañía. Si utiliza Outlook en el trabajo, consulte con los administradores del sistema antes de suponer que la información que envía por correo electrónico es segura.

El comando Permiso aparece en la ficha Opciones de la cinta al redactar un mensaje. A diferencia de Sensibilidad, el Permiso en realidad tiene el potencial de prevenir que ciertas cosas le sucedan a su mensaje, como por ejemplo, que alguien reenvíe su mensaje a todas las personas que usted conoce. (Qué vergonzoso.) Sin embargo, usted y su destinatario deben estar configurados en un sistema de correo electrónico compatible con algo llamado Servicio de Administración de Derechos de la Información para que eso funcione. Tampoco puede estar seguro de que funcionará con todos los servicios de correo electrónico; algunos de los basados en la web como Hotmail o Yahoo! Mail pueden no ser compatibles. Obtenga más información sobre la gestión de derechos de la información.

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