Cómo crear alertas por correo electrónico para un grupo de SharePoint

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Por Rosemarie Withee, Ken Withee

Si no le gusta RSS, puede optar por recibir notificaciones por correo electrónico cuando cambien las aplicaciones de SharePoint mediante la creación de una alerta. Las alertas son una excelente manera de hacer un seguimiento de los cambios que tus compañeros de equipo realizan en documentos y elementos.

Necesita el permiso Crear alertas para crear alertas. Este permiso se concede normalmente con la configuración inmediata del grupo SharePoint de los miembros del sitio.

Para crear una alerta a una aplicación, siga estos pasos:

1. Busque la aplicación en la que desea suscribirse a una alerta y, a continuación, haga clic en el botón desplegable Alertarme en la sección Compartir y realizar un seguimiento de la ficha Biblioteca de la cinta (para una aplicación basada en biblioteca) o en la ficha Lista de la cinta (para una aplicación basada en lista). Si la configuración del correo electrónico saliente no está configurada en la Administración Central, el botón Alertarme simplemente no aparecerá para los usuarios. Sin embargo, si está utilizando SharePoint Online, Microsoft ya ha configurado el correo electrónico saliente y está listo para empezar.
2. Puede suscribirse a una alerta para un artículo o documento seleccionando el artículo o documento y seleccionando Alertarme en la ficha Elementos de la cinta.
3. En el cuadro de texto Título de la alerta, introduzca un nombre para la alerta y haga que el nombre sea significativo para usted en su bandeja de entrada, como Documentos modificados hoy – Sitio del equipo presupuestario. De lo contrario, no tiene una manera significativa de diferenciar una alerta de otra.
4. En el cuadro de texto Enviar alertas a, introduzca los nombres de las personas además de usted que deberían recibir la alerta. Las organizaciones y los propietarios de sitios pueden suscribir a varios usuarios a una alerta para asegurarse de que reciben actualizaciones importantes, así como para animarlos a contribuir a un foro de discusión, blog o wiki. Los usuarios pueden optar por no participar modificando la configuración de sus Alertas.
5. En la sección Método de entrega, seleccione si desea recibir alertas por correo electrónico o mensaje de texto a su teléfono móvil. La mensajería de texto requiere que su administrador de SharePoint configure este servicio a través de un tercero, por lo que es posible que no pueda enviar alertas a su teléfono.
6. En la sección Tipo de cambio, seleccione la opción que coincida con el tipo de notificaciones que desea recibir: Todos los cambios, Se agregan nuevos elementos, Se modifican los elementos existentes o Se eliminan los elementos Si es responsable de administrar una aplicación, debe recibir una alerta cada vez que se eliminan elementos.
7. En la sección Enviar alertas para estos cambios, elige cuándo recibir las alertas Las opciones que ves aquí varían según el tipo de aplicación con la que estés trabajando. Por ejemplo, una aplicación de Tareas le permite recibir una alerta cuando una tarea está marcada como Completa o cuando cambia una tarea de alta prioridad.
8. En la sección Cuándo enviar alertas, elija la frecuencia de envío de las alertas, que puede recibir inmediatamente, una vez al día o una vez a la semana. Los resúmenes diarios son agradables; de lo contrario, es probable que reciba demasiados correos electrónicos.
9. Haga clic en Aceptar para crear su alerta.

Vea este ejemplo de configuración de una alerta.

Cada vez que los usuarios digan que necesitan un flujo de trabajo para recibir la notificación, pruebe primero con una alerta. Le sorprenderá la frecuencia con la que las alertas proporcionan las opciones que se necesitan.

Si tu aplicación tiene una vista personal o pública que incluye un filtro, puedes suscribirte a los cambios sólo para esa vista. Por ejemplo, digamos que desea que se le notifique a través de un mensaje de texto cuando un elemento de una aplicación de seguimiento de incidencias tiene su prioridad establecida en Alta. Crearía una vista que filtre la aplicación para problemas de alta prioridad. Seleccione la vista filtrada en la sección Enviar alertas para estos cambios cuando cree su alerta y recibirá alertas cuando los elementos cumplan los criterios de filtro.

Debe tener una dirección de correo electrónico configurada en su perfil de SharePoint para recibir alertas. Si su servidor SharePoint se encuentra en su red, normalmente no es un problema. Sin embargo, es posible que Office 365 no se integre con la información de su red y correo electrónico. En esas situaciones, su administrador puede configurar manualmente su dirección de correo electrónico o concederle permiso para hacerlo.

Puede administrar todas sus alertas desde una sola página en lugar de navegar a cada lista. Para gestionar todas las alertas que tienes en un sitio determinado y modificarlas o eliminarlas, sigue estos pasos:

1. Busque una aplicación en la que esté suscrito actualmente a una alerta.
2. En la ficha Lista de la cinta, en la sección Compartir y realizar un seguimiento, seleccione Alert Me → Administrar mis alertas.
3. La página Administrar mis alertas en este sitio aparece con todas las opciones que vio cuando creó la alerta por primera vez. Cambie la configuración como desee. ¿No configuró la alerta al principio? Todavía puede leer los ajustes y cambiar las opciones (vea la lista de pasos anteriores). Sus cambios no afectan a la configuración de Alertas para otros usuarios si la alerta se creó para varios usuarios al mismo tiempo.
4. La eliminación de una alerta que se creó para usted no elimina la alerta de otros usuarios que están en el grupo para el que se creó la alerta.

Si usted es el administrador del sitio, puede administrar las alertas de todos los usuarios del sitio haciendo clic en el enlace Alertas de usuario en la sección Administración del sitio de la página Configuración del sitio.