Cómo crear tareas y subtareas de resumen en el proyecto 2016

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Por Cynthia Snyder

Cuando se observa un plan de la estructura del proyecto en el proyecto 2016, también conocido como PEP, o una hoja de ruta del proyecto, como la que se muestra en la figura siguiente, se observa que organiza las tareas en niveles. Los niveles superiores son del PEP. El nivel inferior consiste en tareas que se han descompuesto del PEP.

Una tarea que tiene otras tareas sangradas debajo de ella en esta estructura de estructuración es una tarea de resumen o tarea principal. Las tareas sangradas debajo de la tarea de resumen son subtareas o tareas secundarias. Las tareas de resumen se indican en negrita en el esquema del proyecto.

Puede saber cuándo una tarea de resumen tiene una familia de subtareas aferradas a sus faldas: Cuando se oculta una tarea secundaria, se muestra un pequeño triángulo claro a la izquierda de la tarea de resumen. Al hacer clic en el triángulo con la punta del puntero, la tarea se expande para mostrar todo su clan de subtareas, y la tarea de resumen añade un triángulo negro a su izquierda.

En la figura se puede ver que las tareas de resumen de la base de datos y la interfaz de usuario tienen subtareas ocultas. Las tareas de resumen de pago y confirmación muestran todas sus subtareas.

Toda la información sobre una familia de tareas se incluye en su tarea de resumen de más alto nivel. Por lo tanto, cualquier tarea con subtareas no tiene información de tiempo o costo propia: Reúne su duración total y su coste a partir de la suma de sus partes.

Esta funcionalidad de rollup es acumulativa: La tarea de nivel más bajo se transfiere a su nivel superior, que podría convertirse en otra tarea de resumen, que se transfiere (por ejemplo) a una tarea de resumen de proyecto. Cualquier tarea con tareas por debajo de ella obtiene su duración y la información de costes de un roll-up de sus subtareas, sin importar cuán profundamente anidada pueda estar en la jerarquía.

La estructura de las familias en un esquema también es útil cuando se necesita reorganizar un esquema: Cuando mueves una tarea de resumen, todas sus subtareas se realizan directamente durante el viaje, ¡sin importar si se ha expandido o no!

Si una tarea de resumen se programa manualmente, la funcionalidad de rollup no funciona y Project muestra advertencias que así lo indican. La barra de Gantt para la tarea de resumen tiene una barra de advertencia roja que le muestra la duración calculada de las subtareas cuando no coinciden con la duración de la tarea de resumen. La entrada del campo Finalizar de la tarea de resumen también tiene un subrayado rojo y serpenteante para indicar un posible problema de programación.

Para hacer frente a esta situación, se puede modificar la tarea de resumen para utilizar la autoprogramación, en cuyo caso calcula los datos de rollup correctamente. Si desea que la tarea de resumen se siga programando manualmente, puede editar su fecha de finalización o utilizar el Inspector de tareas para fijar la programación de tareas de resumen.

¿Cuántos niveles se pueden pasar en el PEP?

No tiene ningún límite práctico sobre cuántos niveles de tareas puede crear en un esquema. El proyecto le permite hacer sangrías a más niveles de detalle de los que necesitará para todos, excepto para los horarios más complejos.

Recuerda, sin embargo: En algún momento, usted tiene que lidiar con la asignación de tiempo y recursos para cada una de estas tareas y luego hacer un seguimiento de su progreso. Demasiados detalles pueden hacer que su plan de proyecto sea difícil de manejar. Por ejemplo, si su proyecto dura unos meses, no querrá llegar a un nivel en el que las actividades duren sólo unas pocas horas. Las mejores prácticas sugieren que siempre debe configurar su horario al nivel al que desea gestionar su equipo, normalmente, días (laborables) de trabajo o semanas.

Para proyectos más largos, puede programar utilizando la planificación de onda rodante, un método de elaboración progresiva de la cantidad de detalles para el trabajo a corto plazo y mantener a un nivel más alto cualquier trabajo que esté más alejado. Por ejemplo, si tiene un proyecto de dos años, puede tener los primeros tres meses planificados en detalle, los siguientes tres meses a un nivel superior y el resto del cronograma del proyecto mostrando sólo hitos y entregables clave. A medida que avanza en el proyecto, empieza a añadir más detalles durante seis meses y más allá. Una buena regla general es mantener una buena cantidad de detalles durante 90 días.

La planificación de onda rodante no es una excusa para añadir alcance; es sólo la elaboración del alcance existente.

La tarea de resumen del proyecto

Así como un barco sólo tiene un capitán, sólo una tarea resume todas las demás tareas de un proyecto. Mostrar la tarea de resumen del proyecto, que representa el nivel de información más alto (menos detallado) y que a menudo es simplemente el título del proyecto, como por ejemplo, Despliegue de nuevos productos. Cuando se le indica a Project que muestre la tarea de resumen del proyecto, todas las tareas del proyecto se incluyen en el esquema, como se muestra aquí.

A medida que construye su proyecto, puede crear fácilmente una tarea de resumen de proyecto usted mismo (sangrar otras tareas debajo de ella) o utilizar una característica de proyecto para generar una automáticamente en cualquier momento, incluso después de construir todas las fases de su proyecto. Para que Proyecto muestre automáticamente una tarea de resumen de proyecto, siga estos pasos:

  1. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la ficha de contexto Herramientas del diagrama de Gantt.
  2. En el grupo Mostrar/ocultar, seleccione la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.

Como puede ver, la Tarea 0, Centro Juvenil 10K Run/Walk, es la tarea de resumen del proyecto. Observe que la barra para la tarea de resumen del proyecto en el gráfico es gris y que las barras para otras tareas de resumen son negras.

Cuando se piensa en ello, un titular de nivel superior en un esquema es la suma de sus partes: El titular refleja el tema general de todos los temas que aparecen debajo. La tarea de resumen del proyecto hace avanzar este concepto un paso más allá: Esta tarea transfiere todos los datos reales de otras tareas a una partida individual. Por lo tanto, la duración de la tarea de resumen del proyecto refleja la duración de todo el proyecto. Desde un punto de vista monetario, el coste total de la tarea de resumen del proyecto refleja los costes totales de todo el proyecto. Este tipo de cifras pueden ser útiles para tenerlas al alcance de la mano, y ese es uno de los valores de una tarea de resumen.

Si está confundido sobre la duración de su tarea de resumen, recuerde que la duración de la tarea de resumen es la diferencia entre la fecha de inicio de la tarea más temprana y la fecha de finalización de la tarea más tardía. Sin embargo, los días no laborables no se cuentan en la duración de la tarea de resumen. Por lo tanto, la duración de la tarea de resumen es igual al número de días de trabajo durante el transcurso de las subtareas, no al número de días naturales entre el inicio de la primera tarea y el final de la última.

No todo el mundo utiliza tareas de resumen de proyectos. Simplemente puede crear, en el nivel más alto de su esquema, tareas que representen entregables o fases importantes del proyecto – con subfases y subtareas debajo de ellas – y no crear una tarea que sea más alta en el orden que todas las demás. Sin embargo, tener una tarea de resumen de proyecto tiene ciertos beneficios:

  • Puede ver rápidamente los totales del proyecto de un vistazo en las columnas de datos de la vista Diagrama de Gantt y otras vistas.
  • Puede colocar un enlace a su tarea de resumen de proyecto en otro proyecto para que todos los datos de un proyecto se reflejen en otro. Por ejemplo, si crea cinco programas para el lanzamiento de nuevos productos en su empresa, puede crear fácilmente un programa maestro para todos los lanzamientos de productos de la empresa enlazando las tareas de resumen del proyecto en cada uno de los proyectos.

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