Cómo crear manualmente una tabla pivotante en Excel 2013

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Por Greg Harvey

A veces, necesitará crear manualmente una tabla pivotante porque ninguna de las tablas pivotantes que Excel 2013 sugiere al crear una nueva tabla con la herramienta Análisis rápido o el botón de comando Tablas pivotantes recomendadas se ajusta al tipo de resumen de datos que tiene en mente.

En tales casos, puede seleccionar la tabla pivotante sugerida cuya disposición es la más cercana a la que tiene en mente, o puede elegir crear la tabla pivotante desde cero (un proceso que no es tan difícil ni tan lento).

Para crear manualmente una nueva tabla pivotante a partir de la hoja de trabajo con los datos que se van a analizar, coloque el puntero de celda en algún lugar de las celdas de esta lista y, a continuación, haga clic en el botón de comando PivotTable de la ficha Insertar de la cinta o presione Alt+NV.

Excel abre la ventana de diálogo Crear tabla pivotante y selecciona todos los datos de la lista que contiene el cursor de la celda (indicado por una marca alrededor del rango de celdas). A continuación, puede ajustar el rango de celdas en el cuadro de texto Tabla/Rango bajo el botón Seleccionar una Tabla o Rango si la carpa no incluye todos los datos a resumir en la tabla pivotante.

De forma predeterminada, Excel crea la nueva tabla pivotante en una nueva hoja de trabajo que añade al libro de trabajo. Sin embargo, si desea que la tabla pivotante aparezca en la misma hoja de trabajo, haga clic en el botón Hoja de trabajo existente y, a continuación, indique la ubicación de la primera celda de la nueva tabla en el cuadro de texto Ubicación. (Sólo asegúrese de que esta nueva tabla pivotante no va a solapar ninguna tabla de datos existente.)

Si la fuente de datos de la tabla pivotante es una tabla de base de datos externa creada con un programa de gestión de base de datos independiente, como Access, debe hacer clic en el botón Utilizar una fuente de datos externa, en el botón Elegir conexión y, a continuación, en el cuadro de diálogo Conexiones existentes, en el nombre de la conexión.

Además, por primera vez, Excel 2013 soporta el análisis de datos de múltiples tablas relacionadas en una hoja de trabajo. Si los datos de la nueva tabla pivotante que está creando se van a analizar junto con otra tabla pivotante existente, asegúrese de seleccionar la casilla Añadir estos datos al modelo de datos.

Después de indicar el origen y la ubicación de la nueva tabla pivotante en el cuadro de diálogo Crear tabla pivotante y hacer clic en Aceptar, el programa inserta una nueva hoja de trabajo en la parte frontal del libro de trabajo con una cuadrícula en blanco para la nueva tabla pivotante. También abre un panel de tareas de Lista de campos de PivotTable en el lado derecho del área Hoja de trabajo y añade la ficha contextual Herramientas de PivotTable a la cinta.

El panel de tareas Lista de campos de la tabla pivotante se divide en dos áreas: el cuadro de lista Seleccionar campos para añadir a informe con los nombres de todos los campos de la lista de datos que puede seleccionar como fuente de la tabla precedida de casillas de selección vacías y la sección Campos de arrastre entre las áreas siguientes, dividida en cuatro zonas de caída (Filtro de informe, Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Valores).

Para completar la nueva tabla pivotante, todo lo que tiene que hacer es asignar los campos del panel de tareas Lista de campos de la tabla pivotante a las distintas partes de la tabla. Para ello, arrastre un nombre de campo del cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe y suéltelo en una de las cuatro áreas que se indican a continuación, denominadas zonas de selección:

  • FILTROS: Esta área contiene los campos que le permiten navegar a través de los resúmenes de datos mostrados en la tabla pivotante filtrando conjuntos de datos, que actúan como filtros. Por ejemplo, si se designa el campo Año de una lista de datos como filtro de informes, se pueden visualizar resúmenes de datos en la tabla pivotante para años individuales o para todos los años representados en la lista de datos.
  • COLUMNAS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos que se muestran en las columnas de la tabla pivotante.
  • ROWS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos mostrados en las filas de la tabla pivotante.
  • VALORES: Esta área contiene los campos que determinan qué datos se presentan en las celdas de la tabla pivotante: son los valores que se resumen en su última columna (totalizados por defecto).

Para comprender cómo se relacionan estas distintas zonas con una tabla pivotante, consulte la tabla pivotante completada.

Para esta tabla dinámica, el campo Género se asigna desde la lista de datos (un campo que contiene F (para mujeres) o M (para hombres) para indicar el sexo del empleado en la zona de caída de FILTROS. El campo Dept también se asigna a la zona de caída de COLUMNAS, el campo Location a la zona de caída de ROWS y el campo Salario a la zona de caída de VALORES.

Como resultado, esta tabla pivotante muestra ahora la suma de los salarios de los empleados y empleadas de cada departamento (a través de las columnas) y luego presenta estas sumas por su ubicación corporativa (en cada fila).

En cuanto añada campos a una nueva tabla pivotante, Excel selecciona la ficha Analizar de la ficha contextual Herramientas de la tabla pivotante que aparece automáticamente en la cinta. Entre los muchos grupos de esta pestaña, se encuentra el grupo Mostrar grupo al final, que contiene los siguientes botones de comando útiles:

  • Lista de campos para ocultar y volver a mostrar el panel de tareas Lista de campos de PivotTable en el lado derecho del área Hoja de trabajo.
  • +/- Botones para ocultar y volver a visualizar los botones de desglose (+) y colapso (-) delante de determinados campos de columna o campos de línea que permiten eliminar temporalmente y, a continuación, volver a visualizar sus valores integrados particulares en la tabla pivotante.
  • Cabeceras de campo para ocultar y volver a mostrar los campos asignados a las Etiquetas de columna y a las Etiquetas de fila en la tabla pivotante.

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