Cómo crear facturas comerciales en Quicken 2010

Para utilizar Quicken para crear facturas para su pequeña empresa, primero debe describir su empresa a Quicken. A continuación, puede crear facturas asociadas con ese negocio.

1En Quicken, haga clic en la ficha Empresa, haga clic en el botón Herramientas de la empresa y seleccione Administrar información empresarial en el menú emergente que aparece.

Quicken muestra la ventana Administrar información empresarial.

Si no tiene una pestaña de Negocio, debe elegir View→ Menús Estándar o elegir Help→Add Herramientas de Negocio.

2Haga clic en el botón Agregar.

Quicken muestra el cuadro de diálogo Agregar empresa.

3Introduzca el nombre de su empresa en el cuadro de texto Nombre del negocio.

Opcionalmente, también puede introducir una breve descripción en el cuadro Descripción, que aparece justo debajo del cuadro de texto Nombre del negocio.

4Seleccione un botón de opción Propietario para identificar al propietario del negocio.

Puede seleccionar Ser o Cónyuge para indicar quién es el dueño del negocio – usted o su media naranja.

5Introduzca una etiqueta para el negocio en el cuadro de texto Etiqueta de negocio.

Desea que la etiqueta sea un acrónimo o abreviatura memorable pero breve que pueda utilizar para marcar las transacciones como relacionadas con un negocio en particular.

6(Opcional) Seleccione la casilla Operaciones comerciales sin etiqueta pertenecientes a esta empresa para especificar que esta empresa es la empresa predeterminada.

Quicken asume que una transacción comercial se relaciona con este negocio a menos que usted le diga lo contrario.

7Haga clic en Aceptar.

Quicken lo regresa a la ventana Administrar información de negocios, que ahora enumera su nueva empresa de negocios descrita.

8Haga clic en Hecho.

Se cierra la ventana Gestionar información empresarial.

9En la ficha Empresa, haga clic en el botón Acciones empresariales y, a continuación, seleccione Facturas y Estimates→Design Formularios.

Quicken muestra la ventana Diseñador de formularios.

10Haga clic en el botón Propiedades de la dirección de la empresa.

Quicken muestra el cuadro de diálogo Dirección de la empresa.

11Escriba el nombre y la dirección de su empresa en el cuadro de texto Dirección de la empresa y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelve a aparecer la ventana Diseñador de formularios.

12Personalizar su formulario de factura con las opciones de la ventana Diseñador de formularios.

Puede utilizar los botones y cuadros de la ventana para personalizar con abandono el formulario de factura que Quicken produce. Es posible que desee crear y personalizar varias plantillas de facturas, lo que puede hacer haciendo clic en el botón Diseño de la ventana del Diseñador de formularios y luego seleccionando Nuevo en el menú emergente que aparece.

13En la ficha Empresa, haga clic en el botón Acciones empresariales y, a continuación, seleccione Facturas y Estimates→View Todos los elementos de factura.

Quicken muestra la ventana Personalizar elementos de factura.

14Haga clic en el botón Nuevo.

Quicken muestra el cuadro de diálogo Nuevo elemento.

15Escriba una descripción del artículo en el cuadro de texto Nombre/Número de artículo.

Por ejemplo, puede nombrar un elemento para servicios de consultoría Consultar. Sólo necesita utilizar un nombre de elemento que sea lo suficientemente descriptivo como para recordar los detalles del elemento cuando vea el nombre del elemento.

16En la lista desplegable Categoría/Etiqueta, seleccione qué categoría de ingresos debe utilizarse para contabilizar el artículo.

Por ejemplo, es posible que desee que un elemento Consultar (que factura por servicios profesionales) se clasifique en una categoría de ingresos de Ingresos por servicios, y que un elemento Costes de cliente (que factura los costes en los que ha incurrido en nombre de un cliente) se clasifique en una categoría de ingresos de Gastos reembolsados.

17En el cuadro de texto Descripción, indique el texto que desea que aparezca automáticamente en la factura del artículo.

Usted puede (y probablemente debería) ser bastante descriptivo aquí para que Quicken, en lugar de usted, tenga que introducir una descripción larga y detallada.

18Seleccione la casilla de verificación Subtotal de los elementos anteriores si el elemento simplemente suma los elementos anteriores mostrados en la factura.

Si usted indica que un ítem es un subtotal, por cierto, usted no proporciona una categoría o etiqueta.

19(Opcional) Active la casilla Imprimir línea en blanco adicional.

Quicken añade una línea en blanco en las facturas después de un artículo.

20En el cuadro de texto Tarifa por artículo, introduzca el precio del artículo.

En el caso de que esté configurando un artículo para un servicio, por ejemplo, puede introducir la tarifa de facturación por hora en el cuadro Tarifa por artículo.

21Si un artículo está sujeto a impuestos sobre las ventas, marque la casilla Imponible.

En otras palabras, marque esta casilla si se supone que debe cobrar impuestos sobre las ventas del artículo.

22Seleccione la casilla Porcentaje si el precio del artículo se basa en porcentaje.

Las posiciones porcentuales calculan un importe para su factura multiplicando un porcentaje por la posición anterior. Por ejemplo, si la posición anterior mostrada en una factura es igual a 1.000 USD, una posición de 10 por ciento de porcentaje añade otros 100 USD a la factura.

Al marcar la casilla Porcentaje, el valor que se introduce en la tarifa por artículo no es un importe en dólares, sino un valor porcentual. Se introduce el 10 por ciento, por ejemplo, como 10.

23Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Nuevo elemento.

Quicken le devuelve a la ventana Personalizar elementos de factura. Para añadir más elementos, repita los pasos anteriores.

24Haga clic en el botón Hecho de la ventana Personalizar elemento de factura.

Ahora puede utilizar esta plantilla de factura para crear las facturas de su empresa.