Cómo Crear el Balance de Pruebas de Inicio de QuickBooks 2014

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Por Stephen L. Nelson

Independientemente de si utiliza la versión Express Start o la versión Advanced Setup/EasyStep Interview del proceso de configuración de QuickBooks, en realidad no obtiene un balance de prueba completo en el archivo de la compañía QuickBooks simplemente configurándolo. Usted sólo recibe su cuenta bancaria, cuentas por cobrar, inventario y saldos de cuentas por pagar en QuickBooks.

Sin embargo, también necesita ingresar toda la información sobre el balance de prueba que falta en QuickBooks, para comenzar a obtener buenos informes de QuickBooks y utilizar QuickBooks para proporcionar datos financieros a sus declaraciones de impuestos.

Para registrar el resto del balance de sumas y saldos inicial, se registra un asiento. El asiento registra los importes restantes del saldo de prueba de todas las demás cuentas en la fecha de conversión o de inicio: cuentas distintas de las cuentas bancarias, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario.

Como ejemplo simple para mostrarle cómo funciona esto, suponga que tiene el balance de prueba que se muestra en la tabla. Tenga en cuenta que no se registra ningún saldo para una cuenta bancaria, no se registra ningún saldo para cuentas por cobrar (porque esta cuenta ni siquiera aparece en el balance de prueba), y no se registran saldos para inventario o cuentas por pagar (porque estas cuentas tienen saldos cero en la fecha de conversión).

Un balance de prueba
CuentaDébitCreditCash$5,000Inventario0Cuentas por pagar$0S. Nelson, capital1,000Ventas de mercancías13,000Coste de bienes vendidos3,000Gastos de alquiler1,000Salarios4,000Suministros1,000_____Totales$14,000$14,000$14,000Para

los fines de este ejemplo (pero no del siguiente), el saldo de caja no es una cuenta bancaria, sino efectivo: un cajón de escritorio lleno de billetes de baja denominación, billetes usados con números de serie no secuenciales.

La figura muestra el aspecto de la ventana Realizar asientos generales cuando registra la información de balance de sumas y saldos que falta en la tabla. Después de registrar este asiento, el balance de sumas y saldos es correcto a partir de la fecha de inicio.

Si desea probar esto por su cuenta sin más instrucciones, elija el comando Company→Make General Journal Entries. Cuando QuickBooks muestra la ventana Asientos generales, utilice las columnas Cuenta, Débito y Haber para registrar el asiento.

Si la idea de hacer una anotación en el diario te aterroriza, es posible que te encuentres en un aprieto. Es necesario que se sienta cómodo trabajando con la contabilidad de doble entrada para poder configurar QuickBooks en otro momento que no sea a principios de año.

Esto significa, desafortunadamente, que si está configurando QuickBooks en algún momento durante la mitad del año, debe ingresar un registro general en el diario para corregir la rareza que crea el QuickBooks Setup. Si no sabe cómo funciona la contabilidad por partida doble, si los débitos y los créditos no son sus amigos, probablemente necesite la ayuda de alguien.

Este no debería ser un gran proyecto si decide llamar a su CPA. Si ella viene a su oficina, y si usted tiene el balance de prueba listo para ella, le tomará sólo unos minutos para ingresar el registro general necesario en el diario. Tal vez puedas invitarla a almorzar, y eso arreglará las cuentas.

Probablemente no tendrá la suerte de que el asiento inicial del balance de prueba sea tan simple. Probablemente tendrá que tratar con una cuenta bancaria y con los saldos de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar o cuentas de inventario.

Suponga que tiene los balances de prueba que se muestran en esta tabla. Tenga en cuenta que en este ejemplo (a diferencia del ejemplo anterior), la primera cuenta que se muestra -la que tiene $5,000- es una cuenta bancaria.

Un balance de prueba
CuentaDébitoCréditoChequeos$5,000Cuentas por cobrar5,000Inventario2,000Cuentas por pagar$1,000 Préstamos por pagar5,000S. Nelson, capital2,000Ventas de mercancías13,000Costo de bienes vendidos3,000Gasto de alquiler1,000Salarios4,000Suministros1,000_____Totales$21,000$21,000$21,000Aquí

está la parte difícil de registrar este balance de prueba.

No es necesario -repito, no es necesario- registrar toda esta información sobre el balance de prueba a través de un asiento. Debido a que la cuenta bancaria, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y las porciones de inventario ya se han registrado si se ha añadido información de deudor, acreedor, artículo y cuenta bancaria durante el proceso de configuración de QuickBooks, sólo es necesario introducir el resto del saldo de prueba.

Sin embargo, debido a que no se registrará todo el saldo de prueba, el asiento no sólo no coincidirá con el saldo real de prueba, sino que tampoco lo hará. Para equilibrar, por lo tanto, usted conecta la diferencia en una cuenta que QuickBooks suministra para este tipo de locura contable: la cuenta de saldo inicial de capital.

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