Cómo crear un presupuesto de trabajo en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

En QuickBooks, el costeo del trabajo comienza con un presupuesto. Un presupuesto es sólo una lista de los costos estimados en los que incurrirá para algún trabajo que realizará para algún cliente. Asumiendo que ya ha creado un trabajo y le ha dicho a QuickBooks que utiliza estimaciones, estos son los pasos que debe seguir para crear una estimación:

  1. QuickBooks abre un formulario Crear estimaciones, que tiene un asombroso parecido con el formulario Crear facturas que ha visto si ha trabajado con QuickBooks.
  2. Empiece a rellenar los espacios en blanco y elija el Cliente:Trabajo apropiado de la lista desplegable en la parte superior del formulario. QuickBooks automáticamente llena toda la información que puede – por lo general, al menos el cuadro de texto Nombre/Dirección – en el formulario. En el ejemplo, el trabajo es «Diseño único para Grotto Shop», siendo el «Diseño único para Grotto Shop» el trabajo ficticio que su negocio ficticio de venta al por menor había acordado realizar. Siéntase libre de cambiar la configuración predeterminada, por ejemplo, la fecha y el número de estimación.
  3. Añada los artículos de línea – detalles, detalles, detalles, detalles. rellene los detalles de una ventana Crear estimaciones de la misma manera que rellena los detalles de una ventana Crear facturas. El campo Recargo, que aparece en algunas versiones de la ventana Crear estimaciones, añade un porcentaje específico del total del precio de la partida. Consulte la imagen anterior, donde los porcentajes de marcado se especifican como 100%, de modo que los valores de la columna Cantidad se duplican en la columna Total, o se incrementan en un 100%; sin embargo, si el marcado especificado fuera igual a 100 (y no 100%), los valores mostrados en la columna Total serían todos $100 mayores. El campo Marcado no aparece en todas las versiones de la plantilla de Presupuestos: sólo en las plantillas de Presupuestos y Propuestas Personalizadas, por lo que cada partida que desee incluir en su presupuesto de trabajo debe ser descrita en la lista de Elementos. Tenga en cuenta que, dado que a menudo vende trabajos a clientes y consumidores utilizando, en parte, un presupuesto, normalmente querrá incluir descripciones completas de los artículos.
  4. Utilice cualquiera de las otras casillas disponibles en la ventana Crear estimaciones para recopilar y almacenar información adicional. Por ejemplo, al igual que en la ventana Crear facturas, puede hacer clic en la lista desplegable Mensaje del cliente y elegir o escribir un mensaje amistoso. O tal vez añadir algunas notas sobre el guión que has estado pensando en lanzar a los estudios. Lo que más te guste.

Si desea incluir otros elementos en la ventana Crear estimaciones, puede personalizar esa ventana. Haga clic en la ficha Formato para mostrar la cinta Formato y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar presentación de datos. QuickBooks muestra un cuadro de diálogo que puede utilizar para controlar qué partes de la información aparecen en el presupuesto.

Antes de imprimir ese estimado, recuerde que la información en la ventana Crear estimados no es la misma que aparece en el estimado escrito. Para ver el aspecto de la versión impresa, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón Imprimir en la ventana Crear estimaciones y seleccione Vista previa en la lista desplegable. El resultado es una imagen a toda página, reducida para que quepa en la pantalla.

Si aún no ha guardado su presupuesto, haga clic en el botón Guardar y nuevo o en el botón Guardar y cerrar.

Para examinar el presupuesto (o cualquier formulario de QuickBooks en pantalla) más de cerca, haga clic en el botón Zoom In en la parte superior de la pantalla de Vista Preliminar de Impresión o mueva el cursor del ratón sobre la imagen. Cuando el cursor parezca una lupa con un signo más (+), haga clic con el botón izquierdo del ratón. Debido a que sólo puede ver una parte de la vista previa de esta manera, utilice las barras de desplazamiento en la parte inferior y derecha de las ventanas para desplazarse por las diferentes áreas.

Tenga en cuenta que la lupa ahora tiene un signo menos (-), y el botón Zoom In cambia a Zoom Out. Si completa más de un presupuesto, puede utilizar los botones Página anterior y Página siguiente de la pantalla Vista previa de impresión para ver otros presupuestos. Cuando termine, haga clic en el botón Cerrar.

Cuando vuelva a la ventana Crear estimaciones, haga clic en el botón Imprimir; QuickBooks Pro muestra el cuadro de diálogo Imprimir una estimación. Haga clic en Imprimir para imprimir el presupuesto sin más preámbulos.

Si no ha utilizado QuickBooks para imprimir presupuestos anteriormente, es posible que tenga que configurar primero su impresora para esta tarea. Para ello, seleccione Archivo → Configuración de la impresora y, a continuación, seleccione Estimación en la lista desplegable Nombre del formulario. Especifique la configuración de la impresora que desea para imprimir estimaciones. (Este proceso funciona de la misma manera que para imprimir otros formularios, como las facturas.) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

El cuadro de diálogo Imprimir un presupuesto que QuickBooks muestra después de hacer clic en Imprimir en la ventana Crear presupuestos también funciona de la misma manera que el cuadro de diálogo Imprimir una factura.

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