Excel 2019: Cómo Crear Macros de Excel para Automatizar Comandos

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Excel 2019 para maniquíes

Por Greg Harvey

Las macros de Excel le permiten automatizar comandos para simplificar sus tareas. Excel 2019 le permite agregar una ficha de desarrollador opcional a la cinta que contiene su propio botón de comando Grabar macro (entre otros botones de comando que son muy útiles cuando se realiza un trabajo más avanzado con macros). Para agregar la ficha Desarrollador a la cinta de Excel 2019, siga estos dos pasos:

1. Haga clic en Archivo → Opciones o presione Alt+FT para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
2. Haga clic en Personalizar cinta, active la casilla de verificación Desarrollador en Pestañas principales del cuadro de lista Personalizar la cinta, situado a la derecha del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Incluso si no agrega la ficha Desarrollador a la cinta, la barra de estado de Excel 2019 contiene una macro de registro (a la derecha inmediata del indicador de estado Preparada), y la ficha Ver de la cinta contiene un botón de comando de macros con un menú desplegable que contiene una opción de macro de registro.

Cuando enciende el grabador de macros de Excel en el cuadro de diálogo Grabar macro, que se abre haciendo clic en el botón Grabar macro de la barra de estado (que se añade automáticamente una vez que graba la primera macro), la opción Grabar macro del menú desplegable del botón Macros (Alt+WMR) o incluso el botón Grabar macro de la ficha Desarrollador (Alt+LR), el grabador de macros graba todas las acciones en la hoja de trabajo u hoja de gráficos activa cuando las realiza.

La grabadora de macros de Excel no registra las pulsaciones de teclas o las acciones del ratón que usted realiza para realizar una acción – sólo el código VBA necesario para realizar la acción en sí. Esto significa que los errores que cometa al realizar una acción que rectifique no se registrarán como parte de la macro; por ejemplo, si comete un error de escritura y luego lo edita mientras la grabadora de macros está encendida, sólo la entrada corregida aparece en la macro sin los errores originales y sin los pasos tomados para corregirlos.

Las macros de Excel que se crean con el grabador de macros se pueden almacenar como parte del libro de trabajo actual, en un libro de trabajo nuevo o en un libro de trabajo especial de Macros Personales disponible a nivel mundial llamado PERSONAL.XLSB que se almacena en una carpeta llamada XLSTART en el disco duro. Al registrar una macro de Excel como parte de su Libro de trabajo de macros personales, puede ejecutar esa macro desde cualquier libro de trabajo que tenga abierto. (Esto se debe a que el libro de trabajo PERSONAL.XLSB se abre en secreto cada vez que se ejecuta Excel, y aunque permanece oculto, sus macros siempre están disponibles). Al registrar macros como parte del libro de trabajo actual o de un libro de trabajo nuevo, sólo se pueden ejecutar cuando el libro de trabajo en el que se han registrado está abierto en Excel.

Cuando crea una macro con el grabador de macros, decide no sólo el libro de trabajo en el que almacenar la macro, sino también el nombre y las combinaciones de teclas de acceso directo que desea asignar a la macro que está creando. Cuando asigne un nombre para su macro, utilice las mismas directrices que utiliza cuando asigna un nombre de rango estándar a un rango de celdas en su hoja de trabajo. Al asignar una combinación de teclas de acceso directo para ejecutar la macro, puede asignar

• La tecla Ctrl más una letra de la A a la Z, como en Ctrl+Q
• Ctrl+Mayúsculas y una letra de la A a la Z, como en Ctrl+Mayúsculas+Q

Sin embargo, no puede asignar la tecla Ctrl más una tecla de puntuación o número (como Ctrl+1 o Ctrl+/) a su macro.

Para ver lo fácil que es crear una macro con el grabador de macros, siga estos pasos para crear una macro que introduzca el nombre de la empresa en negrita de 12 puntos y centre el nombre de la empresa en las filas de la A a la E con la función Combinar y centrar:

1. Si está construyendo una macro que añade nuevos datos a una hoja de trabajo (como en este ejemplo), abra una hoja de trabajo con muchas celdas en blanco en las que añadir los datos. Si está construyendo una macro que necesita estar en una celda en particular cuando se reproducen sus pasos, ponga el puntero de la celda en esa celda.
2. Se abre el cuadro de diálogo Macro de grabación, donde se introduce el nombre de la macro, se define cualquier acceso directo del teclado, se selecciona el libro de trabajo en el que se almacenará la macro y se introduce una descripción de la función de la misma.
3. Recuerde que al nombrar una macro, no debe utilizar espacios en el nombre de la macro y debe comenzar con una letra y no con un número o símbolo de puntuación. A continuación, puede introducir una letra entre la A y la Z que actúa como tecla de acceso directo para ejecutar la macro cuando pulsa Ctrl seguida de dicha tecla de letra. Sólo recuerde que Excel ya ha asignado una serie de atajos de teclado de Ctrl+letras para realizar tareas comunes, como Ctrl+C para copiar un elemento en el Portapapeles y Ctrl+V para pegar un elemento del Portapapeles en la hoja de trabajo (consulte la Hoja de trucos para obtener una lista completa). Si asigna las mismas combinaciones de teclas a la macro que está creando, las teclas de acceso directo de su macro invalidan y, por lo tanto, desactivan las combinaciones de teclas de acceso directo ya creadas de Excel.
4. (Opcional) Haga clic en el cuadro de texto Tecla de acceso directo y, a continuación, introduzca la letra del alfabeto que desea asignar a la macro. Para este ejemplo de macro, pulse Mayús+C para asignar Ctrl+Mayús+C como combinación de teclas de acceso directo (para no desactivar el acceso directo Ctrl+C ya creado). Seleccione Libro de trabajo de Macro Personal en la caja de lista desplegable Store Macro In para poder ejecutar la macro en cualquier momento. Seleccione Este libro de trabajo (el predeterminado) cuando necesite ejecutar la macro sólo cuando el libro de trabajo actual esté abierto. Seleccione Libro de trabajo nuevo si desea abrir un libro de trabajo nuevo en el que registrar y guardar la nueva macro.
5. Haga clic en la opción Libro de trabajo de macros personales, Libro de trabajo nuevo o Este libro de trabajo de la lista desplegable Store Macro In para indicar dónde almacenar la nueva macro Para este ejemplo de macro, seleccione el Libro de trabajo de macros personales de modo que pueda utilizarlo para introducir el nombre de la empresa en cualquier libro de trabajo de Excel que cree o edite. Aunque este paso es puramente opcional, es una buena idea acostumbrarse a registrar esta información cada vez que construya una nueva macro para que usted y sus compañeros de trabajo puedan saber siempre qué esperar de ella cuando se ejecute.
6. (Opcional) Haga clic en el cuadro de lista Descripción y, a continuación, inserte una breve descripción del propósito de la macro delante de la información que indica la fecha y quién grabó la macro.
7. La caja de diálogo de la Macro Grabar se cierra, el botón cuadrado Detener grabación aparece en la barra de estado, y la opción Grabar macro se convierte en Detener grabación en el menú desplegable del botón Macros y en el grupo Código en la pestaña Desarrollador.en el menú desplegable del botón Macros en la pestaña Ver de la Cinta y en el grupo Código en la pestaña Desarrollador, se encuentra la opción Usar Referencias Relativas. Haga clic en este elemento de menú desplegable o botón de comando cuando desee que el registrador de macros grabe la macro de Excel en relación con la posición de la celda actual. Para esta macro de ejemplo, que introduce el nombre de la empresa y lo formatea en la hoja de trabajo, es necesario que haga clic en el botón Utilizar referencias relativas antes de iniciar la grabación de comandos. De lo contrario, puede utilizar la macroinstrucción sólo para introducir el nombre de la empresa a partir de la celda A1 de una hoja de cálculo.
8. (Opcional) Haga clic en la opción Usar referencias relativas en el menú desplegable del botón Macros en la ficha Ver o haga clic en el botón Usar referencias relativas en la ficha Desarrollador si desea poder reproducir la macro en cualquier parte de la hoja de Excel.
9. Seleccione las celdas, introduzca los datos y elija los comandos de Excel necesarios para realizar las tareas que desea que se registren tal como lo haría normalmente al crear o editar la hoja de trabajo actual, utilizando el teclado, el ratón o una combinación de ambos. A continuación, haga clic en el botón Negrita y luego en 12 en la lista desplegable Tamaño de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Finalmente, arrastre a través de las celdas A1:E1 para seleccionar este rango y luego haga clic en el botón de comando Combinar y Centrar, nuevamente en la pestaña Inicio.
10. Haga clic en el botón Detener grabación en la barra de estado o seleccione la opción Detener grabación en la ficha Ver o Desarrollador en la cinta El botón cuadrado Detener grabación en la barra de estado se convierte en un botón Grabar macro (con un icono que muestra una pequeña hoja de trabajo con un círculo en la esquina izquierda). Esto le permite saber que la grabadora de macros está ahora apagada y que no se grabarán más acciones.

Después de terminar de grabar su primera macro en Excel 2019, el botón Grabar macro sigue apareciendo en la barra de estado cada vez que utiliza el programa. Esto significa que puede hacer clic o tocar este botón para abrir el cuadro de diálogo Grabar macro siempre que necesite crear nuevas macros en lugar de tener que seleccionar la opción Grabar macro en la ficha Ver o Desarrollador de la cinta, como se describe en los pasos anteriores.

Asignación de macros de Excel a la cinta y a la barra de herramientas de acceso rápido

Si lo prefiere, en lugar de ejecutar una macro seleccionándola en el cuadro de diálogo Macro o pulsando las teclas de acceso directo que le asigne, puede asignarla a una ficha personalizada en la Cinta o a un botón personalizado en la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, ejecutarla haciendo clic en ese botón personalizado.

Para asignar una macro de Excel a un grupo personalizado en una ficha de la cinta personalizada, siga estos pasos:

1. Haga clic en Opciones de archivo → y, a continuación, haga clic en la ficha Personalizar cinta en el cuadro de diálogo Opciones de Excel (o presione Alt+FTC). Excel muestra el panel Personalizar cinta en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
2. Excel lista los nombres de todas las macros creadas, tanto las del libro de trabajo actual como las que están guardadas en el libro de trabajo PERSONAL.XLSB, en el cuadro de lista Seleccionar comandos de.
3. Si aún no ha creado una pestaña y un grupo personalizados para la macro o necesita crear uno nuevo, siga estos pasos: Haga clic en el botón Nueva pestaña en la parte inferior de la lista de pestañas principales. Excel añade una nueva pestaña (Personalizada) y un nuevo grupo (Personalizada) a la lista de pestañas principales, al tiempo que selecciona el elemento Nuevo grupo (Personalizada).Haga clic en el elemento Nueva pestaña (Personalizada) que acaba de agregar a las pestañas principales. haga clic en el botón Cambiar nombre en la parte inferior del cuadro de lista Pestañas principales y, a continuación, escriba un nombre para mostrar la nueva pestaña personalizada antes de hacer clic en Aceptar. haga clic en el elemento Nuevo grupo (Personalizado) justo debajo de la pestaña personalizada a la que acaba de cambiar el nombre. haga clic en el botón Cambiar nombre y escriba un nombre para mostrar el nuevo grupo personalizado antes de hacer clic en Aceptar.
4. En el cuadro de lista Elegir comandos de la lista de la izquierda, haga clic en el nombre de la macro que desea agregar al grupo personalizado ahora seleccionado en el cuadro de lista Pestañas principales de la derecha.
5. Haga clic en el botón Agregar para agregar la macro de Excel seleccionada al grupo personalizado seleccionado en su ficha personalizada. Si desea cambiar el nombre de la macro y/o asignarle un nuevo icono, haga clic en el botón Cambiar nombre y realice estos cambios en el cuadro de diálogo Cambiar nombre antes de hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Luego, todo lo que tiene que hacer para ejecutar la macro es hacer clic en este botón de comando.

Para asignar una macro de Excel a un botón personalizado en la barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido al final de la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic en Más comandos en el menú desplegable.Excel abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel con la ficha Barra de herramientas de acceso rápido seleccionada.
2. Excel enumera los nombres de todas las macros que ha creado, tanto las que se encuentran en el libro de trabajo actual de Excel como las que están guardadas en el libro de trabajo PERSONAL.XLSB, en el cuadro de lista Seleccionar comandos de.
3. Haga clic en el nombre de la macro para agregarla a un botón personalizado en la barra de herramientas de acceso rápido en el cuadro de lista Elegir comandos de y, a continuación, haga clic en el botón Agregar.
4. Haga clic en el botón Modificar para abrir el cuadro de diálogo Botón Modificar si desea cambiar el nombre para mostrar y asignar un icono diferente al botón de macro.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Después de cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel, en la barra de herramientas de acceso rápido aparece un botón personalizado con su icono de macro asociado (el predeterminado con un diagrama de flujo de comandos estándar, a menos que lo haya cambiado). Para ver el nombre de la macro de Excel asignada a este botón de macro personalizado como un ScreenTip, sitúe el puntero del ratón sobre el botón. Para ejecutar la macro, haga clic en el botón.