Cómo crear una tabla pivotante en Excel 2007

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Si tiene una hoja de cálculo con una gran cantidad de datos, como el valor de un año de gestión de inventario o cifras de ventas, puede crear una tabla pivotante en Microsoft Excel para ayudarle a ver secciones específicas o identificar tendencias clave.

Primero, coloca tu curso en cualquier lugar de la hoja de cálculo existente. A continuación, haga clic en la pestaña Insertar en la barra de navegación superior y haga clic en el botón de la tabla pivotante. Excel seleccionará automáticamente todos los datos de su hoja de trabajo y le mostrará en un cuadro de diálogo el rango de celdas que ha seleccionado. Luego, en la parte inferior de la caja de diálogo, puede elegir crear su tabla pivotante en una nueva hoja de trabajo dentro del mismo archivo de Excel o en otra ubicación.

Generalmente usted va a elegir una nueva hoja de trabajo para mantener la tabla pivotante cerca de sus datos sin tener todo amontonado en la misma página. Inicialmente, antes de crear la tabla pivotante, verá un cuadro de marcadores de posición y la lista de campos de la tabla pivotante. Esta lista es donde tendrá que especificar a Excel exactamente qué datos desea presentar en la tabla pivotante.

Voy a mover la lista un poco más cerca de los datos para que puedas ver cómo se construye. Las diferentes columnas de la hoja de cálculo original se enumeran en la mitad superior de la lista de campos de la tabla pivotante. No es necesario que utilice todas estas opciones en su tabla, simplemente puede arrastrar los campos que desee hacer visibles hasta el área correspondiente en la parte inferior de la lista.

Así que lo primero que voy a hacer es decirle a Excel qué valores resumir. Puede ser un valor, como la cantidad total pedida de un artículo en particular o pueden ser valores múltiples. En este ejemplo, voy a elegir sólo un elemento aquí, la columna de salario. Verá en la hoja de cálculo que Excel ha comenzado a construir su tabla pivotante. A continuación, voy a decirle a Excel cómo subgrupos de los diferentes valores.

En este caso, lo haré por ubicación y también por departamento. Al igual que antes, va a agarrar el campo en la parte superior de la lista de campos de la tabla pivotante y arrastrarlo a la región apropiada en la parte inferior. Allí, puedes ver los cambios que también se reflejan en mi tabla pivotante en la hoja de cálculo. Obviamente puedo empezar a confiar en esta tabla pivotante para analizar algunos de mis datos. Por ejemplo, puedo ver el gasto salarial total por ciudad.

Si quiero hacer algún cambio en los datos que están visibles en la tabla, todo lo que tengo que hacer es tomar el campo apropiado en la lista de la derecha y arrastrarlo fuera de la lista para eliminarlo. La tabla pivotante reflejará automáticamente el cambio. También puedo mover diferentes campos para ver los datos desde diferentes ángulos. Por ejemplo, el campo de ubicación que acabo de eliminar de las etiquetas de las filas, lo voy a arrastrar con el ratón a las etiquetas de las columnas. Ahora puedo analizar el gasto salarial total de cada departamento, en cada lugar. Si quiero ver con más detalle los datos que tengo disponibles, puedo seguir añadiendo los campos apropiados a las columnas y filas. Por ejemplo, voy a arrastrar y soltar el campo de género en la sección de la etiqueta de la fila. Y ahora puedo ver cómo se asignan los salarios por género, así como por departamento y ubicación.

Hay muchas más formas de ver los datos en una tabla pivotante, incluyendo la adición de filtros para reducir aún más la información para el análisis. Pruebe a experimentar con las diferentes opciones de campo para ver cómo el uso de una tabla pivotante en Microsoft Excel puede ayudarle a trabajar de forma más eficaz.

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