Cómo Crear una Copia de un Contador del Archivo de Datos de QuickBooks

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Por Stephen L. Nelson

Su cliente crea la copia del archivo de datos de QuickBooks del contador utilizando su versión de QuickBooks y el archivo de datos reales, y luego crea un archivo que él o ella le envía (por ejemplo, por correo o por correo electrónico) o que Intuit, el creador de QuickBooks, le envía a usted. Afortunadamente, el proceso es muy sencillo en ambos casos.

Tratamiento manual de la copia del contable

Esto es lo que su cliente necesita hacer si el cliente se encarga de enviarle el archivo:

  1. Elija el comando Copiar File→Create QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Guardar copia o Copia de seguridad que pregunta al cliente si desea una copia de seguridad del archivo, que es una segunda copia del archivo QuickBooks que usted crea (normalmente) para que tenga una copia del archivo en caso de que algo malo le ocurra al archivo de datos QuickBooks original.Una copia portátil del archivo, que es una copia real y en vivo del archivo de datos de QuickBooks que se ha reducido ligeramente de tamaño para que sea más fácil de mover (por ejemplo, enviando el archivo por correo electrónico como archivo adjunto) La copia de un contador del archivo.
  2. Seleccione Copia del contador y haga clic en Siguiente para continuar.
  3. Confirme que realmente desea una copia de un contador. QuickBooks muestra otra caja de diálogo que insiste en que su cliente pobre y estresado confirme que realmente quiere una copia de un contador en lugar de simplemente una copia portátil del archivo.
  4. Cuando un cliente hace clic en el botón Siguiente para continuar con la creación de una copia de un contador, QuickBooks le pregunta por la fecha de división. Las transacciones anteriores a esta fecha sólo pueden ser editadas dentro de la copia del contador. Las transacciones que caen después de esta fecha pueden ser editadas tanto dentro de la copia del contador como dentro de la copia del cliente.
  5. Aparece otro mensaje, diciéndole al cliente que QuickBooks debe cerrar todas las ventanas para crear una copia de un contador.
  6. Haga clic en Aceptar. QuickBooks muestra un cuadro de diálogo Copiar del contador actualizado, que se muestra aquí.
  7. Utilice el cuadro de diálogo Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar copia del contador para asignar un nombre a la copia del contador del archivo de datos de QuickBooks. Si es necesario, el cliente también puede utilizar la lista desplegable Guardar en para especificar dónde debe guardarse la copia del archivo de datos de QuickBooks del contador. Este archivo se entrega al contador – vía correo electrónico o correo postal, o en un disco – para que pueda utilizarlo.
  8. Después de que el cliente nombre la copia del archivo de datos del contador e indique, si es necesario, dónde se debe guardar la copia del contador, el cliente hace clic en Guardar. QuickBooks guarda una copia del archivo de datos de QuickBooks para un contador.

A continuación, el cliente transmite este archivo de datos al contable. En otras palabras, el cliente necesita enviar el archivo por correo postal o por correo electrónico.

Su proveedor de correo electrónico puede limitar el tamaño de los archivos adjuntos (incluidos los archivos QuickBooks) que puede enviar por correo electrónico. Si el problema de tamaño le falla, puede subir el archivo de QuickBooks al sitio web de Intuit seleccionando File→Send Company File→Accountant’s Copy→Client Activities→Send to Accountant. Intuit envía al contable un mensaje con un enlace en el que puede hacer clic y que puede utilizar para tomar el archivo.

Las copias para contadores utilizan tres tipos de archivos. El Archivo de Transferencia de Contador (con la extensión de archivo.qbx) es lo que un cliente crea y le da al contador. La Copia del contador real (con la extensión de archivo.qba) es con la que el contador trabaja después de abrir el archivo de transferencia del contador. Por último, está el archivo de exportación Accountant Export File (con la extensión.qby), que contiene los cambios que se devuelven al cliente.

Obviamente, puede que en realidad no sea su cliente quien tome estas medidas; es posible que usted tenga que hacer el trabajo sucio. En cualquier caso, sin embargo, así es como funciona el proceso. Tenga en cuenta, sin embargo, que el ahorro en tiempo real para el contador y el ahorro de costes para el cliente se producen cuando puede conseguir que el cliente elija el comando y trabaje con el cuadro de diálogo. Entonces usted puede cobrar el tiempo facturable por trabajar realmente con los datos de QuickBooks en lugar de por manipular el archivo.

Enviar electrónicamente la copia del contador

Su cliente también puede enviar una copia de la copia del contador de QuickBooks electrónicamente utilizando el servicio de transferencia de archivos de Intuit. Para ello, el cliente elige File→Send Empresa File→Accountant Copy→Client Activities→Send a Contador. QuickBooks proporciona instrucciones en pantalla para enviar o cargar la copia del contador al servidor de Intuit, incluyendo los pasos para agregar una contraseña para proteger el archivo cargado.

Después de cargar la copia del contador, el servidor de Intuit le envía al contador un mensaje de correo electrónico con un enlace que el contador puede usar para descargar el archivo de copia del contador. Como se ha indicado, el cliente proporciona una contraseña para restringir el acceso al archivo descargado, por lo que el contable necesita esta contraseña del cliente antes de la descarga. El contador también necesita cualquier contraseña de QuickBooks para abrir el archivo descargado.

Si desea utilizar el comando Enviar archivo de empresa o hacer que sus clientes utilicen el comando Enviar archivo de empresa, si es posible. El comando Enviar archivo de empresa le ahorra muchos lamentos y rechinar de dientes. También proporciona una forma muy segura de compartir las copias de los contadores. El enlace que aparece en el mensaje de correo electrónico de Intuit caduca al cabo de unos días. Por consiguiente, si su cliente le envía el archivo el primer día de sus vacaciones de dos semanas, el enlace no funcionará cuando usted regrese a la oficina. El enlace habrá caducado.

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