Cómo crear una copia de los archivos de datos de un contador en QuickBooks 2011

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Por Stephen L. Nelson

QuickBooks facilita el trabajo de los contables con los archivos de datos de los clientes. Usted puede hacer que el cliente utilice la función de Copia del Contador en QuickBooks y simplemente enviarle por correo electrónico o por correo postal una copia del archivo de datos de QuickBooks. A continuación, puede revisar la copia del archivo de datos de este contador, realizar las correcciones o cambios que considere oportunos y, a continuación, enviar de vuelta al cliente los cambios que desee realizar. El cliente puede entonces importar fácilmente estos cambios a su archivo QuickBooks existente y continuar su camino alegre. Bastante limpio, ¿verdad?

Su cliente crea la copia del archivo de datos de QuickBooks del contador utilizando su versión de QuickBooks y el archivo de datos reales. Afortunadamente, el proceso es muy sencillo. Esto es lo que tu cliente necesita hacer:

1. También puede crear una copia de un contador eligiendo File→Accountant Copiar y luego el botón Copiar del contador. Un archivo portátil es una copia real y en vivo del archivo de datos de QuickBooks que ha sido ligeramente reducido en tamaño para que sea más fácil de mover (por ejemplo, enviando el archivo por correo electrónico como un archivo adjunto). Un archivo de respaldo es una copia de respaldo, una segunda copia del archivo QuickBooks que usted crea (usualmente) para que tenga una copia del archivo de datos de QuickBooks en caso de que algo malo le ocurra al archivo de datos original de QuickBooks.
2. Seleccione Copia del contador y haga clic en Siguiente para continuar.
3. Las operaciones anteriores a esta fecha sólo se pueden editar dentro de la copia del contador. Las transacciones que caen después de estos datos pueden ser editadas tanto dentro de la copia del contador como dentro de la copia del cliente.
4. Aparece otro mensaje, diciéndole al cliente que QuickBooks debe cerrar todas las ventanas para crear una copia de un contador. QuickBooks también puede indicar al cliente que inserte un disco.
5. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Guardar copia del contable.
6. El cliente necesita recordar dónde se guarda la copia del archivo del contador. Este archivo se entrega al contador – vía correo electrónico, correo postal o guardado en un disco – para que el contador pueda utilizarlo.
7. Su proveedor de correo electrónico puede limitar el tamaño de los archivos adjuntos (incluidos los archivos de QuickBooks) que puede enviar o recibir por correo electrónico. Si el tamaño hace que las cosas se pongan feas, puede subir el archivo de QuickBooks al sitio Web de Intuit seleccionando File→Accountant’s Copy→Client Activities→Send to Accountant. Intuit le envía un mensaje con un enlace en el que puede hacer clic y que puede utilizar para obtener el archivo.

Obviamente, puede que en realidad no sea su cliente quien tome estas medidas; es posible que usted tenga que hacer el trabajo sucio. En cualquier caso, sin embargo, así es como funciona el proceso. Tenga en cuenta, sin embargo, que el ahorro en tiempo real para el contador y el ahorro de costes para el cliente se producen cuando puede conseguir que el cliente elija el comando y trabaje con el cuadro de diálogo. Usted puede entonces cobrar el tiempo facturable por trabajar realmente con los datos de QuickBooks en lugar de manipular el archivo.