Cómo crear un sistema de archivo para un fideicomiso

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Estate and Trust Administration For Dummies (Administración de bienes y fideicomisos para maniquíes), 2ª edición

Por Margaret Atkins Munro, Kathryn A. Murphy

La organización es la clave, y no más que cuando eres un fideicomisario. El otorgante ha confiado en que usted maneje los activos del fideicomiso de manera competente. Cuando está organizado, usted sabe dónde están los documentos y registros importantes del fideicomiso, lo que le ayuda a administrarlo de manera adecuada y eficiente.

Los lapsus organizacionales pueden significar tiempo extra en la búsqueda de una pieza crucial de correspondencia o, lo que es más importante, no hacer una distribución o archivo requerido y no pagar los impuestos del fideicomiso. Comience su administración de la manera más organizada posible, y como con la mayoría de las cosas en la vida, encontrará que casi todo lo que haga será más fácil y le llevará menos tiempo.

Organizar la confianza de la manera correcta

Comenzar con el pie derecho cuando se administra un fideicomiso es importante. Entonces, ¿por dónde empiezas? El día que descubra que es un fideicomisario es el día en que debe comenzar a organizar la administración del fideicomiso. ¿Qué haces para empezar? A pesar de que mucha de la administración se hace en línea en estos días, es posible que desee ir a su tienda local de suministros de oficina o papelería para los siguientes artículos:

• Suministros de papel: Recoge archivos de Manila, carpetas de archivos, etiquetas, blocs de contabilidad especiales (si no te sientes cómodo trabajando con una hoja de cálculo de computadora), blocs legales (o cualquier otra cosa en la que prefieras tomar notas), y cualquier otra cosa que creas que pueda serte útil.
• Varios sellos de tinta (y tinta si es necesario): Si va a cobrar dividendos y/o cheques de intereses, es posible que desee comprar un sello de»Sólo para depósito» para el reverso de sus cheques, o un sello de fecha para poner en toda la correspondencia de confianza que reciba.
• Un archivador: Usted realmente quiere uno que cierre y que sea razonablemente resistente al fuego.
• Un ordenador, una impresora y una conexión a Internet (si no los tiene ya a su disposición): Si el fideicomiso es lo suficientemente grande, complejo y continuará durante el tiempo suficiente para garantizar el costo, estas inversiones serán invaluables.

La mayor parte del trabajo que necesita hacer para cualquier fideicomiso se puede hacer en una computadora, y tener una le puede ahorrar mucho tiempo y dinero en el curso de la administración del fideicomiso, pero es importante mantener copias de seguridad actualizadas de todo, preferiblemente tanto en papel como en medios informáticos.

Esto significa fotocopiar documentos y colocarlos en varios lugares, tener una copia de seguridad externa basada en Internet e incluso realizar copias de seguridad en una unidad externa que luego se guarda en una caja de seguridad a prueba de incendios. No asuma que, sólo porque todos los demás digan que están guardando copias de seguridad, usted puede volver a crear sus registros si se pierden.

Con sus suministros en la mano, cree algunas carpetas de archivos. Aquí hay algunos que usted positivamente, definitivamente quiere tener, si usted tiene un sistema de archivo manual o electrónico. Tenga en cuenta que algunos de estos archivos pueden ser destruidos en una fecha posterior; otros es posible que desee broncearlos. La siguiente lista muestra los archivos que desea conservar permanentemente:

• Instrumento fiduciario
• Inventario inicial
• Cuentas anuales

Puedes destruir estos archivos cuando termines con ellos. Recuerde, sin embargo, que el concepto de temporal es relativo. En muchos casos, usted no va a querer tirar estos archivos en la hoguera durante muchos años:

• Estados de cuenta bancarios y cheques cancelados, archivados por fecha: Usted puede destruirlos después de haber preparado las cuentas anuales y después de que los beneficiarios hayan dado su consentimiento a esas cuentas. Si se trata de un fideicomiso testamentario, quédese con ellos hasta que se permita la cuenta testamentaria.
• Estados de cuenta de corretaje y confirmaciones de transacciones bursátiles, archivados por fecha: Guárdelos siempre y cuando conserve los estados de cuenta bancarios y los cheques cancelados.
• Declaraciones de impuestos sobre la renta, ya sea presentadas secuencialmente por fecha en una carpeta o en carpetas separadas para las declaraciones de cada año: Guarde copias de todas las declaraciones de impuestos durante al menos siete años después de presentarlas.
• Correspondencia, archivada por fecha: Dependiendo del contenido de las cartas, es posible que desee conservar la correspondencia antigua hasta que el fideicomiso termine y todas las cuentas hayan sido aceptadas. Sin embargo, puede guardar la correspondencia realmente antigua en un lugar seguro.
• Correos electrónicos, además de memorandos y notas sobre conversaciones telefónicas y reuniones, archivados por fecha: Consérvelos mientras conserve sus archivos de correspondencia. Se sorprendería de la frecuencia con la que debe consultar la información histórica.
• Facturación: Sí, como fideicomisario, usted factura al fideicomiso por sus honorarios, a menos que usted decida renunciar a un honorario de fideicomisario porque el fideicomiso es para un miembro de la familia o por alguna otra razón. Usted quiere mantener un registro de lo que factura y en lo que basa sus honorarios. Usted puede destruirlos junto con los estados de cuenta bancarios y de corretaje.
• Miscelánea: Este archivo es donde pones todo lo que piensas que es importante pero que realmente no encaja en ninguna de las otras categorías. Si está almacenando correspondencia, correos electrónicos y memorándums antiguos, es probable que también deba guardar estos archivos misceláneos antiguos. Por supuesto, cada fideicomiso es diferente, y es posible que descubra que su archivo misceláneo es el más grande del cajón. Si ese es el caso, vea si puede agrupar esa información en algunas categorías de archivos adicionales y reducirlas a un tamaño manejable. Cuanto más finamente pueda dividir la información que está guardando, más fácilmente podrá encontrar exactamente lo que está buscando cuando sea necesario.

Tenga a mano el instrumento de fideicomiso

Es posible que ya haya leído el instrumento de fideicomiso y esté bastante seguro de que sabe lo que contiene. No se puede leer y comprender todo en un documento de fideicomiso de manera secuencial. Para cuando llegue a las páginas de firmas al final, ni siquiera recordará el nombre del fideicomiso, y mucho menos lo que dice el Artículo VII o el Párrafo 3(B)(ii)(c).