Cómo crear un presupuesto de trabajo con QuickBooks 2005

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QuickBooks Pro y QuickBooks Premier tienen una característica que es muy interesante para las empresas que realizan trabajos o proyectos para sus clientes: contratistas, consultores, ingenieros, arquitectos, etc. QuickBooks Pro y QuickBooks Premier (a diferencia del programa QuickBooks Básico) tienen la capacidad de realizar un simple cálculo de costos por proyecto o trabajo. Esta capacidad significa que su empresa puede crear estimaciones de proyectos o trabajos, realizar un seguimiento de los costes por proyecto o trabajo y facturar facturas por proyecto o trabajo.

En QuickBooks Pro, el costeo del trabajo comienza con un presupuesto. Un presupuesto es sólo una lista de los costos estimados en los que incurrirá para algún trabajo que realizará para algún cliente.

Asumiendo que usted ya ha creado un trabajo y le ha dicho a QuickBooks que usted usa estimados, aquí están los pasos que usted sigue para crear un estimado:

1. Consigue el formulario.

Crear estimaciones. QuickBooks abre un formulario Crear estimaciones, que tiene un asombroso parecido con el formulario Crear facturas que usted ha visto si ha trabajado con QuickBooks.

2. Empieza a rellenar los espacios en blanco.

Seleccione el Cliente:Trabajo apropiado de la lista desplegable situada en la parte superior del formulario. QuickBooks Pro rellena automáticamente toda la información que puede -por lo general, al menos el buzón Nombre/Dirección- en el formulario.

Si configuró QuickBooks Pro para realizar un seguimiento de las clases, el cuadro de lista desplegable correspondiente aparece en la parte superior central del formulario. Adelante, usa la caja, si es apropiado.

Siéntase libre de cambiar la configuración predeterminada, por ejemplo, la fecha y el número de estimación.

3. Añada las partidas: detalles, detalles, detalles, detalles.

Rellene los detalles de una ventana Crear estimaciones del mismo modo que rellena los detalles de una ventana Crear facturas.

Cada partida individual que desee incluir en el cálculo del trabajo debe describirse en la lista de partidas. Tenga en cuenta que, dado que a menudo vende trabajos a clientes y consumidores utilizando, en parte, un presupuesto, normalmente querrá incluir descripciones completas de los artículos. (Algunos contratistas, por ejemplo, a menudo utilizan varias líneas de texto descriptivo para explicar detalladamente cada elemento que aparece en la estimación).

4. Añada cualquier información opcional.

Si lo desea, utilice cualquiera de los otros cuadros disponibles en la ventana Crear estimaciones para recopilar y almacenar información adicional. Por ejemplo, al igual que en la ventana Crear facturas, puede hacer clic en el cuadro de lista desplegable Mensaje del cliente y escribir un mensaje amistoso, o puede utilizar uno de la lista desplegable.

También puede utilizar el campo Memo para escribir una nota sobre el trabajo, si lo desea. O tal vez algunas notas para el guión que has estado pensando en lanzar a los estudios. Lo que más te guste.

Si desea incluir otros elementos en la ventana Crear estimaciones, puede personalizar esa ventana. Seleccione Personalizar en el cuadro de lista desplegable Plantilla en la esquina superior derecha de la ventana Crear estimaciones. QuickBooks le ofrece una lista de sus formularios de presupuesto. Seleccione el que desee editar. (Es posible que sólo tenga un formulario de presupuesto en la lista si nunca ha creado uno nuevo). Haga clic en el botón Nuevo o Editar. Si hace clic en Nuevo, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Personalizar estimación.

Antes de imprimir ese estimado, recuerde que la ventana Crear estimados no es la misma información que aparece en el estimado escrito. Para ver el aspecto de la versión impresa, haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Imprimir en la ventana Crear estimaciones y seleccione Vista previa en la lista desplegable. El resultado es una imagen a toda página, reducida para que quepa en la pantalla.

Si aún no ha guardado su presupuesto, haga clic en el botón Guardar y nuevo o en el botón Guardar y cerrar.

Para examinar el presupuesto (o cualquier formulario de QuickBooks en pantalla) más de cerca, haga clic en el botón Acercar en la parte superior de la pantalla de Vista Preliminar de Impresión o mueva el cursor del ratón sobre la imagen. Cuando el cursor parezca una lupa con un signo más, haga clic con el botón izquierdo del ratón. Debido a que sólo puede ver una parte de la vista previa a la vez, utilice las barras de desplazamiento en la parte inferior y derecha de las ventanas para desplazarse por las diferentes áreas.

Tenga en cuenta que la lupa tiene ahora un signo menos, y el botón Acercar zoom cambia a Alejar zoom. Si completa más de un presupuesto, puede utilizar los botones Página anterior y Página siguiente de la pantalla Vista previa de impresión para ver otros presupuestos. Cuando termine, haga clic en el botón Cerrar.

Cuando vuelva a la ventana Crear estimaciones, haga clic en el botón Imprimir; QuickBooks Pro muestra el cuadro de diálogo Imprimir una estimación. Haga clic en Imprimir para imprimir el presupuesto sin más preámbulos.

Si no ha utilizado QuickBooks para imprimir presupuestos anteriormente, es posible que primero tenga que configurar su impresora para esta tarea. Para ello, seleccione Archivo -> Configurar impresora y seleccione Estimación en el cuadro de lista desplegable Nombre del formulario. A continuación, especifique la configuración de la impresora que desea para imprimir los presupuestos. (Este proceso funciona de la misma manera que para imprimir otros formularios, como las facturas.) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. El cuadro de diálogo Imprimir un presupuesto que QuickBooks muestra después de hacer clic en Imprimir en la ventana Crear presupuestos también funciona de la misma manera que el cuadro de diálogo Imprimir una factura.

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