Cómo crear un formulario de factura personalizada en QuickBooks 2010

INDICE

Aunque puede elegir una plantilla de formulario de factura predefinida para sus facturas, QuickBooks 2010 le ofrece más flexibilidad. También puede crear plantillas de formularios de facturas personalizadas para diseñar una factura que tenga el aspecto que usted desee.

1Seleccione Customers→Create Invoices.

Aparecerá la ventana Crear facturas.

2Haga clic en el botón Personalizar.

QuickBooks muestra la ventana Personalizar formularios de QuickBooks.

3Haga clic en el botón Personalizar diseño de datos.

Si hace clic en el botón Personalizar diseño de datos, QuickBooks debería mostrar el cuadro de diálogo Personalización básica.

Alternativamente, haga clic en el botón Crear nuevo diseño para ir a un sitio Web que lo guiará a través de una sesión de diseño gráfico completa para el formulario de factura. Simplemente siga las instrucciones del sitio web, que aparecen en las páginas web.

4Haga clic en el botón Administrar plantillas.

Aparece la ventana de diálogo Gestionar modelos.

5Seleccione la plantilla de factura que desea personalizar.

QuickBooks suministra inicialmente una plantilla de factura personalizada y una plantilla de cargos financieros que usted puede personalizar.

También puede seleccionar una de las plantillas existentes y, a continuación, hacer clic en Copiar para crear y personalizar una de estas plantillas conservando el original.

6Haga clic en Aceptar.

QuickBooks cierra el cuadro de diálogo Administrar plantillas y lo regresa al cuadro de diálogo Personalización básica.

7Para añadir un logotipo a sus facturas, seleccione la casilla Usar logotipo.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Seleccionar imagen.

8Seleccione el archivo de imagen gráfica que muestra su logotipo en el cuadro de diálogo Seleccionar imagen.

El cuadro de diálogo Seleccionar imagen funciona como un cuadro de diálogo de archivo abierto de Windows estándar.

9Para añadir color a sus facturas, seleccione la combinación de colores que desee utilizar en la lista desplegable Seleccionar combinación de colores y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar combinación de colores.

Añada color sólo si tiene una impresora de color y no le importa si gasta una pequeña fortuna en tinta de color.

10Para cambiar la fuente, seleccione el trozo de texto que desee en el cuadro de lista Cambiar fuente para y haga clic en el botón Cambiar fuente.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Ejemplo.

11Utilice las opciones Fuente, Estilo de fuente y Tamaño del cuadro de diálogo Ejemplo para especificar el aspecto que debe tener el bit de texto seleccionado.

El cuadro de diálogo Ejemplo incluye un cuadro de ejemplo que muestra el aspecto de los cambios de fuente.

12Cuando haya completado la especificación de la fuente, haga clic en Aceptar.

Se cierra la ventana de diálogo Ejemplo.

13En la sección Información de la compañía y de la transacción del cuadro de diálogo Personalización básica, seleccione las casillas de verificación que correspondan a la información que desea incluir.

Si desea que el nombre de la empresa aparezca en el formulario de factura, lo que significa que no utiliza papel con membrete ni formularios de factura preimpresos, seleccione la casilla Nombre de la empresa.

14(Opcional) Haga clic en el botón Personalización adicional.

Si el botón Personalización adicional no aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo Personalización básica, y en algunas versiones de QuickBooks, no aparece, haga clic en el botón Cancelar.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Personalización adicional. No puede utilizar el cuadro de diálogo Personalización adicional si trabaja con una de las plantillas de factura predeterminadas, sólo si trabaja con una copia. Por consiguiente, QuickBooks puede pedirle que haga una copia de una plantilla de factura.

15En la ficha Encabezado, introduzca la información que desea que aparezca en la parte superior de la ventana Crear facturas y en el área superior de un formulario de factura impreso real.

Esta información proporciona el número de factura, la fecha de la factura y la información de facturación y envío.

16Utilice las casillas de verificación Título predeterminado para especificar si el título del formulario debe aparecer en la versión en pantalla de la factura y en la versión impresa de la factura.

La versión de pantalla aparece dentro de la ventana Crear facturas.

17En el cuadro de texto Título predeterminado, introduzca el título del formulario.

Escriba cualquier frase descriptiva que desee que aparezca en la parte superior de sus facturas.

18Utilice las casillas de verificación Fecha para especificar si la fecha debe aparecer en la pantalla e imprimir versiones de la factura.

Incluya también la etiqueta que debe utilizarse para describir la fecha de la factura.

19Haga clic en la ficha Columnas del cuadro de diálogo Personalización adicional.

Se abre la pestaña Columnas.

20Especifique qué columnas desea que aparezcan seleccionando las casillas de verificación e introduciendo etiquetas descriptivas en los cuadros de texto Título.

Utilice las casillas de verificación Pantalla e impresión para indicar si una determinada parte de la información a nivel de columna debe aparecer como una columna en la ventana Crear facturas o en la factura real creada.

21Coloca las columnas en el orden que desees introduciendo valores en los cuadros de texto Orden de artículos.

Si el número o código de posición debe aparecer en la primera columna de la izquierda, por ejemplo, introduzca el valor 1 en el cuadro de texto Pedido de posición.

22(Opcional) Haga clic en la ficha Prog Cols.

En esta ficha, puede agregar y eliminar información como el importe solicitado, el importe facturado anteriormente y cualquier importe pendiente de pago.

23Haga clic en la ficha Pie de página.

En esta ficha, se puede especificar la información que aparece en la ventana Crear facturas debajo del área de columnas y en la factura impresa real debajo del área de columnas.

24Si desea que aparezca alguna información al pie de página, seleccione la casilla de verificación Pantalla y la casilla de verificación Imprimir; para cambiar el fragmento de texto que utiliza QuickBooks, edite el contenido del cuadro de texto Título.

La información del pie de página incluye un mensaje del cliente, el total de la factura, información de pagos y crédito, un campo de saldo pendiente y (opcionalmente) un cuadro de texto más largo.

25Haga clic en la ficha Imprimir.

En esta pestaña, puede controlar cómo QuickBooks imprime las facturas que utilizan la plantilla que ha personalizado.

26Seleccione un botón de opción en la parte superior de la ficha.

Los botones de opción en la parte superior de la pestaña le permiten especificar que al imprimir esta plantilla de factura en particular, QuickBooks debe utilizar la configuración normal de la impresora de facturas antigua u otra configuración de impresión especial.

27Haga clic en Aceptar.

QuickBooks guarda los cambios y cierra el cuadro de diálogo Personalización adicional.

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