Cómo crear un encabezado o pie de página personalizado en Excel 2019

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Por Greg Harvey

Excel 2019 le permite crear encabezados y pies de página de clientes. La mayoría de las veces, los encabezados y pies de página disponibles en los menús desplegables de los botones de encabezado y pie de página de Excel son suficientes para sus necesidades de impresión de informes. Ocasionalmente, sin embargo, es posible que desee insertar información no disponible en estos cuadros de lista o en una disposición que Excel no ofrece en los encabezados y pies de página ya preparados.

Para esos momentos, necesita utilizar los botones de comando que aparecen en el grupo Elementos de Encabezado y Pie de Página de la pestaña Diseño en la pestaña contextual Herramientas de Encabezado y Pie de Página en Excel 2019. Estos botones de comando le permiten mezclar su propia información con la generada por Excel en diferentes secciones del encabezado o pie de página personalizado que está creando.

En Excel 2019, los botones de comando del grupo Elementos de encabezado y pie de página incluyen

  • Número de página: Haga clic en este botón para insertar el código &[Página] que introduce el número de página actual.
  • Número de páginas: Haga clic en este botón para insertar el código &[Páginas] que indica el número total de páginas.
  • Fecha actual: Haga clic en este botón para insertar el código &[Fecha] que introduce la fecha actual.
  • Hora actual: Haga clic en este botón para insertar el código &[Hora] que introduce la hora actual.
  • Vía de acceso del fichero: Haga clic en este botón para insertar los códigos &[Ruta]&[Archivo] que ponen en la ruta del directorio junto con el nombre del archivo del libro de trabajo.
  • Nombre de archivo: Haga clic en este botón para insertar el código &[Archivo] que pone en el nombre del archivo del libro de trabajo.
  • Nombre de la hoja: Haga clic en este botón para insertar el código &[Tab] que pone en el nombre de la hoja de trabajo como se muestra en la pestaña de la hoja.
  • Imagen: Haga clic en este botón para insertar el código &[Imagen] que inserta la imagen seleccionada en el cuadro de diálogo Insertar imagen que le permite seleccionar una imagen local (mediante la opción De archivo) o descargar una de una fuente en línea (mediante las opciones Bing Image Search, OneDrive o Facebook y Flickr).
  • Formato de imagen: Haga clic en este botón para aplicar el formato que elija en el cuadro de diálogo Formato de imagen al código &[Imagen] que introduzca con el botón Insertar imagen sin añadir ningún código propio.

Para utilizar estos botones de comando en el grupo Elementos de encabezado y pie de página para crear un encabezado o pie de página personalizado, siga estos pasos:

  1. Ponga su hoja de trabajo en la vista de diseño de página haciendo clic en el botón Vista de diseño de página en la barra de estado o haciendo clic en Ver →Page Vista de diseño en la cinta o pulsando Alt+WP.En la vista de diseño de página, el texto Clic para agregar encabezado aparece centrado en el margen superior de la primera página y el texto Clic para agregar pie de página aparece centrado en el margen inferior.
  2. Coloque el puntero del mouse en el margen superior para crear un encabezado personalizado o el margen inferior para crear un pie de página personalizado y, a continuación, haga clic en el puntero en la sección izquierda, central o derecha del encabezado o pie de página para establecer el punto de inserción y alinee a la izquierda, al centro o a la derecha el texto.hen Excel establece el punto de inserción, el texto Haga clic en Agregar encabezado y haga clic en Agregar pie de página desaparece, y la pestaña Diseño de la pestaña Herramientas de Encabezado y Pie de página se activará en la Cinta.
  3. Para agregar información generada por el programa a su encabezado o pie de página personalizado (como el nombre del archivo, el nombre de la hoja de trabajo, la fecha actual, etc.), haga clic en el botón de comando correspondiente de la información en el grupo Elementos de encabezado y pie de página.Excel inserta el código de encabezado/pie de página correspondiente precedido de un signo de verificación (&) en el encabezado o pie de página. Estos códigos se sustituyen por la información real (nombre de archivo, nombre de hoja de cálculo, imagen gráfica, etc.) tan pronto como haga clic en otra sección del encabezado o pie de página o termine el encabezado o pie de página haciendo clic en el puntero del ratón fuera de él.
  4. (Opcional) Para añadir su propio texto al encabezado o pie de página personalizado, introdúzcalo en el punto de inserción Cuando se une la información generada por el programa indicada por un código de encabezado/pie de página con su propio texto, asegúrese de insertar los espacios y signos de puntuación apropiados. Por ejemplo, para que Excel muestre la Página 1 de 4 en un encabezado o pie de página personalizado, haga lo siguiente: escriba la palabra Página y presione la barra espaciadora. haga clic en el botón de comando Número de página y presione la barra espaciadora de nuevo. escriba la palabra y presione la barra espaciadora por tercera vez.
  5. (Opcional) Para modificar la fuente, el tamaño de fuente o algún otro atributo de fuente de su encabezado o pie de página personalizado, arrastre a través de sus códigos y texto, haga clic en la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en el botón de comando correspondiente en el grupo Fuente.además de seleccionar una nueva fuente y un nuevo tamaño de fuente para el encabezado o pie de página personalizado, puede agregar negrita, cursiva, subrayado y un nuevo color de fuente a su texto con los botones de comando Negrita, Cursiva, Subrayado y Color de fuente en la ficha Inicio.
  6. Después de definir y formatear los códigos y el texto de su encabezado o pie de página personalizado, haga clic en una celda del área Hoja de cálculo para deseleccionar el área de encabezado o pie de página. Excel reemplaza los códigos de encabezado/pie de página del encabezado o pie de página personalizado con la información real, al mismo tiempo que elimina la ficha contextual Herramientas de encabezado y pie de página de la cinta.

La siguiente imagen muestra un pie de página personalizado que se agregó a una hoja de cálculo en la vista Diseño de página. Este pie de página personalizado combina el texto, Lista preliminar de clientes, con un nombre de hoja generado por el programa, información de fecha y hora, y utiliza las tres secciones: información de página alineada a la izquierda, texto centrado de Lista preliminar de clientes y fecha y hora actuales alineadas a la derecha.

Creación de encabezados y pies de página de primera página en Excel 2019

Excel 2019 le permite definir un encabezado o pie de página para la primera página que es diferente del resto de las páginas. Simplemente haga clic en la casilla Different First Page (Diferente primera página) para marcarla. (Esta casilla de verificación forma parte del grupo Opciones de la ficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de encabezado y pie de página que aparece al definir o editar un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página).

Después de seleccionar la casilla Different First Page (Diferente primera página), siga adelante y defina el encabezado y/o pie de página único sólo para la primera página (ahora marcada como First Page Header (Encabezado o pie de página de la primera página)). A continuación, en la segunda página del informe, defina el encabezado y/o pie de página (marcado simplemente como Encabezado o Pie de página) para las páginas restantes del informe.

Utilice esta función de Excel 2019 cuando su informe de hoja de cálculo tenga una portada que no necesite encabezado o pie de página. Por ejemplo, suponga que tiene un informe que necesita el número de página actual y el total de páginas centrado en la parte inferior de todas las páginas excepto la portada. Para ello, seleccione la casilla de verificación Diferente primera página en la ficha Diseño de la ficha Herramientas de encabezado y pie de página contextual de la cinta. A continuación, defina un Pie de página automático centrado que muestre el número de página actual y el total de páginas (Página 1 de ?) en la segunda página del informe, dejando intacto el texto Haga clic para añadir el pie de página en la primera página.

Excel numerará correctamente tanto el número total de páginas del informe como el número de página actual sin imprimir esta información en la primera página. Por ejemplo, si su informe tiene seis páginas (incluida la portada), el pie de página de la segunda página se leerá Página 2 de 6; la tercera página, Página 3 de 6; y así sucesivamente, incluso si la primera página impresa no tiene pie de página.

Creación de encabezados y pies de página pares e impares en Excel 2019

Si tiene previsto imprimir o copiar a dos caras el informe de la hoja de cálculo Excel 2019, puede definir un encabezado o pie de página para las páginas pares y otro para las páginas impares del informe. De esta manera, la información del encabezado o pie de página (como el nombre del informe o la página actual) alterna entre estar alineada a la derecha en las páginas impares (impresa en el anverso de la página) y estar alineada a la izquierda en las páginas pares (impresa en el reverso de la página).

Para crear un encabezado o pie de página alternativo para un informe, haga clic en la casilla Different Odd & Even Pages (Diferentes páginas pares e impares) para poner una marca de verificación en él. (Esta casilla de verificación se encuentra en el grupo Opciones de la ficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de encabezado y pie de página que aparece al definir o editar un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página).

Después de eso, cree un encabezado o pie de página en la primera página del informe de Excel (ahora marcado Encabezado de página impar o Pie de página impar) en la tercera sección alineada a la derecha del área de encabezado o pie de página y luego vuelva a crear este encabezado o pie de página en la segunda página (ahora marcado Encabezado de página par o Pie de página par), esta vez en la primera sección alineada a la izquierda.

Para obtener más información, consulte estas diez principales características de Excel 2019.

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