Cómo crear tablas pivotantes manualmente en Excel 2016

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Por Greg Harvey

A veces, ninguna de las tablas dinámicas que Excel 2016 sugiere al crear una nueva tabla con la herramienta de análisis rápido o el botón de comando Tablas dinámicas recomendadas se ajusta al tipo de resumen de datos que tiene en mente.

En tales casos, puede seleccionar la tabla pivotante sugerida cuya disposición es la más cercana a la que tiene en mente, o puede elegir crear la tabla pivotante desde cero (un proceso que no es tan difícil ni tan lento).

Para crear manualmente una nueva tabla pivotante a partir de la hoja de trabajo con los datos que se van a analizar, coloque el puntero de celda en algún lugar de las celdas de esta lista y, a continuación, haga clic en el botón de comando PivotTable de la ficha Insertar de la cinta o presione Alt+NV.

Excel abre la ventana de diálogo Crear tabla pivotante y selecciona todos los datos de la lista que contiene el cursor de la celda (indicado por una marca alrededor del rango de celdas). A continuación, puede ajustar el rango de celdas en el cuadro de texto Tabla/Rango bajo el botón Seleccionar una Tabla o Rango si la carpa no incluye todos los datos a resumir en la tabla pivotante.

De forma predeterminada, Excel crea la nueva tabla pivotante en una nueva hoja de trabajo que añade al libro de trabajo. Sin embargo, si desea que la tabla pivotante aparezca en la misma hoja de trabajo, haga clic en el botón Hoja de trabajo existente y luego indique la ubicación de la primera celda de la nueva tabla en el cuadro de texto Ubicación, como se muestra aquí. (Sólo asegúrese de que esta nueva tabla pivotante no va a solapar ninguna tabla de datos existente.)

Indique la fuente de datos y la ubicación de la tabla pivotante en la ventana de diálogo Crear tabla pivotante.

Si la fuente de datos de la tabla pivotante es una tabla de base de datos externa creada con un programa de gestión de base de datos independiente, como Access, debe hacer clic en el botón Utilizar una fuente de datos externa, en el botón Elegir conexión y, a continuación, en el cuadro de diálogo Conexiones existentes, en el nombre de la conexión.

Además, Excel 2016 soporta el análisis de datos de múltiples tablas relacionadas en una hoja de trabajo (denominada Modelo de datos). Si los datos de la nueva tabla pivotante que está creando se van a analizar junto con otra tabla pivotante existente, asegúrese de seleccionar la casilla Añadir estos datos al modelo de datos.

Si indica una nueva hoja de trabajo como ubicación para la nueva tabla pivotante en la ventana de diálogo Crear tabla pivotante, al hacer clic en Aceptar, el programa inserta una nueva hoja de trabajo en la parte frontal del libro de trabajo con una cuadrícula en blanco para la nueva tabla pivotante. También abre un panel de tareas Campos de tabla pivotante en el lado derecho del área Hoja de trabajo y agrega la ficha contextual Herramientas de tabla pivotante a la cinta (consulte la figura siguiente).

El panel de tareas Campos de tabla pivotante se divide en dos áreas: el cuadro de lista Seleccionar campos para añadir a informe con los nombres de todos los campos de la lista de datos que puede seleccionar como fuente de la tabla precedida de casillas de selección vacías, y la sección Campos de arrastre entre las áreas siguientes, dividida en cuatro zonas de selección (FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES).

Tabla pivotante completada después de añadir los campos de la lista de datos de empleado a las distintas zonas de caída.

También puede insertar una nueva hoja de trabajo con la cuadrícula de la tabla pivotante en blanco, como la que se muestra al seleccionar el botón Tabla pivotante en blanco en el cuadro de diálogo Tabla pivotante recomendada o la paleta de opciones de la herramienta de análisis rápido (que se muestra sólo cuando el análisis rápido no puede sugerir tablas pivotantes para sus datos). Tenga en cuenta que al seleccionar el botón Tabla pivotante en blanco en este cuadro de diálogo o paleta, Excel 2016 no abre primero el cuadro de diálogo Crear tabla pivotante.

Si necesita utilizar cualquiera de las opciones ofrecidas en esta ventana de diálogo para crear la nueva tabla pivotante, debe crear la tabla pivotante con el botón de comando Tabla pivotante en lugar del botón de comando Tabulaciones pivotantes recomendadas en la ficha Insertar.

Para completar la nueva tabla pivotante, todo lo que tiene que hacer es asignar los campos del panel de tareas Campos de la tabla pivotante a las distintas partes de la tabla.

Para ello, arrastre un nombre de campo del cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe y suéltelo en una de las cuatro áreas que se indican a continuación, denominadas zonas de selección:

  • FILTROS: Esta área contiene los campos que le permiten hojear los resúmenes de datos mostrados en la tabla pivotante real filtrando los conjuntos de datos, que actúan como filtros para el informe. Por ejemplo, si se designa el campo Año de una lista de datos como filtro de informes, se pueden visualizar resúmenes de datos en la tabla pivotante para años individuales o para todos los años representados en la lista de datos.
  • COLUMNAS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos que se muestran en las columnas de la tabla pivotante.
  • ROWS: Esta área contiene los campos que determinan la disposición de los datos mostrados en las filas de la tabla pivotante.
  • VALORES: Esta área contiene los campos que determinan qué datos se presentan en las celdas de la tabla pivotante: son los valores que se resumen en su última columna (totalizados por defecto).

Para comprender cómo se relacionan estas distintas zonas con una tabla pivotante, consulte la tabla pivotante completa que se muestra.

Para esta tabla dinámica, el campo Género de la lista de datos (un campo que contiene F[para mujeres] o M[para hombres]) se asigna para indicar el sexo del empleado en la zona de caída de FILTROS. El campo Dept (que contiene los nombres de los distintos departamentos de la empresa) se asigna a la zona de caída de COLUMNAS, el campo Location (que contiene los nombres de las distintas ciudades con oficinas corporativas) a la zona de caída de ROWS y el campo Salario a la zona de caída de VALORES.

Como resultado, esta tabla pivotante muestra ahora la suma de los salarios de los empleados y empleadas de cada departamento (a través de las columnas) y luego presenta estas sumas por su ubicación corporativa (en cada fila).

En cuanto añada campos a una nueva tabla pivotante (o seleccione la celda de una tabla existente en una hoja de trabajo), Excel selecciona la ficha Analizar de la ficha contextual Herramientas de pivote que aparece automáticamente en la cinta. Entre los muchos grupos de esta pestaña, se encuentra el grupo Mostrar grupo al final, que contiene los siguientes botones de comando útiles:

  • Lista de campos para ocultar y volver a mostrar el panel de tareas Lista de campos de PivotTable en el lado derecho del área Hoja de trabajo.
  • +/- Botones para ocultar y volver a visualizar los botones de desglose (+) y colapso (-) delante de determinados campos de columna o campos de línea que permiten eliminar temporalmente y, a continuación, volver a visualizar sus valores integrados particulares en la tabla pivotante.
  • Cabeceras de campo para ocultar y volver a mostrar los campos asignados a las Etiquetas de columna y a las Etiquetas de fila en la tabla pivotante.

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