Cómo crear e imprimir una carta de combinación de correspondencia de Word 2010

INDICE

En Word 2010, la fusión de correo implica abrir un único documento de Word, añadir una lista de nombres y otra información, y luego combinar (fusionar) todo. Lo más común que se puede enviar por correo es la carta de formulario estándar y molesta, que luego se puede imprimir y enviar.

1Inicie un nuevo documento en blanco.

Puede utilizar el método abreviado de teclado Ctrl+N.

2En la ficha Correo, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Iniciar correo Merge→Letters

Escriba la letra. Está escribiendo sólo las partes comunes de la carta, el texto que no cambia para cada copia que imprime.

3Escriba los campos que necesita en MAYÚSCULAS.

No es necesario que escriba esta información en MAYÚSCULAS, pero le permite encontrar fácilmente el texto que desea reemplazar o personalizar en su documento. Use términos cortos y descriptivos.

4Grabe el documento principal.

Puede guardar utilizando el método abreviado de teclado Ctrl+S.

5En la pestaña Mailings (Envíos), en el grupo Start Mail Merge (Iniciar combinación de correspondencia), seleccione Recipients→Type New List (Nueva lista).

Si esta opción no está disponible, no ha creado correctamente el documento principal. De lo contrario, aparecerá la ventana de diálogo Nueva lista de direcciones.

Word asume que usted necesita una docena o más de campos para su combinación de correspondencia, lo cual es una tontería pero es un número con el que debe lidiar. Por lo tanto, los siguientes pasos eliminan los campos que no necesita en su documento y los reemplazan por los campos que su documento requiere.

6Haga clic en el botón Personalizar columnas.

Aparece el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, que muestra los campos que Word asume que necesita. Tal tontería no puede ser tolerada.

7Seleccione un campo que no necesite y haga clic en el botón Eliminar.

Aparece una ventana de diálogo de confirmación.

8Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

Se cierra el cuadro de diálogo y desaparece el campo innecesario.

9Repita los pasos 8 y 9 para cada campo que no necesite.

Después de eliminar los campos sobrantes, el siguiente paso es añadir los campos que necesite, si los hay.

10Para agregar un campo necesario en el documento, haga clic en el botón Agregar.

Aparece el pequeño cuadro de diálogo Agregar campo.

11Escriba el nombre del campo y haga clic en el botón Aceptar.

Ponga un nombre al campo para reflejar el tipo de información que contiene; por ejemplo, Ubicación de la mordedura de tiburón.

12Repita los pasos 11 y 12 para cada nuevo campo que necesite en su documento principal.

Cuando termines, revisa la lista. Debería coincidir con la lista de campos ALL CAPS de su documento (si ha elegido crearlos). No se preocupe si no lo hace – usted puede agregar campos más tarde, aunque toma más tiempo.

13Haga clic en Aceptar.

Ahora verá que los campos personalizados aparecen como cabeceras de columna en la ventana de diálogo Nueva lista de direcciones.

Ahora, está listo para rellenar la lista de destinatarios.

14Escriba los datos del registro.

Escriba la información que sea apropiada para cada campo: un nombre, un título, un lugar de sushi favorito o un planeta de origen, por ejemplo.

15Pulse Tab para entrar en el siguiente campo.

Después de rellenar el último campo, es probable que desee añadir otro registro.

16Para añadir un nuevo registro, pulse la tecla Tab después de introducir el último campo.

Al pulsar la tecla Tab en el último campo de un registro, se crea automáticamente un nuevo registro y se añade en la siguiente línea.

17Repita los pasos del 15 al 17 hasta que ingrese todos los registros que desee.

Sigue rellenando datos!

18Revise su trabajo cuando haya terminado.

Puede editar cualquier campo de cualquier registro seleccionándolo con el ratón.

19Haga clic en Aceptar.

Aparece un cuadro de diálogo especial Guardar como, que le permite guardar la lista de destinatarios.

20Escriba un nombre para la lista de direcciones.

Los nombres descriptivos son los mejores. Después de todo, es posible que vuelva a utilizar la misma lista de destinatarios.

21Haga clic en el botón Guardar.

Volverá a su documento. El siguiente paso en su agonía de fusión de correo es remover los campos de la lista de destinatarios en el documento principal.

22Seleccione un marcador de posición de campo en el documento principal.

Si utilizó TODOS EN MAYÚSCULAS para insertar campos en su documento, debería ser capaz de localizarlos fácilmente.

23Haga clic en el botón de comando Insertar campo de fusión.

Aparece el menú Insertar campo de fusión, que muestra los campos según la lista de destinatarios asociada al documento principal.

24Elija el campo apropiado para insertar en su texto.

Por ejemplo, si está reemplazando el texto PRIMERO en su documento por un Primer campo, elija el Primer campo en el menú Insertar campo de fusión. El campo se inserta en el documento y sustituye al texto en MAYÚSCULAS.

25Continúe añadiendo campos hasta que el documento esté completo.

Repita los pasos del 23 al 25 según sea necesario para pegar todos los campos en el documento.

26Grabe el documento principal.

El destino más común de los documentos fusionados es la impresora. El proceso de impresión es bastante fácil.

27Elija Finish & Merge→Print Documentos.

Aparece la ventana de diálogo Combinar con impresora, en la que puede seleccionar los registros que desea imprimir.

28Seleccione Todo para imprimir todo el documento.

Alternativamente, puede especificar qué registros desea imprimir.

29Haga clic en Aceptar.

Aparece el cuadro de diálogo Imprimir tradicional.

30Haga clic en el botón Aceptar.

Sus documentos se imprimen.

31Grabe y cierre el documento.

Phew! Su viaje de fusión de correspondencia ha terminado.

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