Cómo crear e imprimir un informe en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

Después de decidir qué informe de QuickBooks necesita, todo lo que tiene que hacer es seleccionarlo desde el menú apropiado o desde la ventana del Centro de Reportes. Para crear un informe de pérdidas y ganancias estándar, por ejemplo, seleccione Informes → Empresa y finanzas → Estándar de pérdidas y ganancias o selecciónelo en el Centro de informes. O bien, haga doble clic en la imagen del informe en la ventana del Centro de informes.

Dependiendo de la cantidad de datos que QuickBooks tenga que procesar, es posible que vea un cuadro de Informe de construcción antes de que el informe aparezca en pantalla en todo su esplendor. Aquí hay un informe de pérdidas y ganancias estándar o una cuenta de explotación (PyG).

Un informe de pérdidas y ganancias estándar.

Si ve un cuadro de diálogo Personalizar informe en lugar de un informe, puede indicarle a QuickBooks que cambie esta opción. Para ello, seleccione Editar → Preferencias y, a continuación, haga clic en el icono Informes y gráficos de la lista de la izquierda. Haga clic en la ficha Mis preferencias, si tiene una y aún no está seleccionada. Quite la marca de verificación de la casilla Solicitarme que modifique las opciones del informe antes de abrir un informe.

No puede ver toda la versión en pantalla de un informe a menos que sea muy pequeño (o que la pantalla sea monstruosamente grande). Utilice las teclas Páginas Arriba y Abajo del teclado para desplazarse hacia arriba y hacia abajo, y utilice las teclas Tab y Mayús+Tab para desplazarse hacia la izquierda y hacia la derecha. O, si te gustan los ratones, puedes usar la barra de desplazamiento.

Para imprimir un informe, haga clic en el botón Imprimir en la parte superior del informe y seleccione Informe en el menú desplegable que aparece. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Imprimir informes. Para aceptar las especificaciones dadas, que casi siempre son correctas, haga clic en el botón Imprimir. Nunca adivinarás qué pasará después: QuickBooks imprime el informe!

La ventana de diálogo Imprimir informes.

La primera vez que imprime un informe, QuickBooks muestra un cuadro de diálogo de características de impresión que explica algunas cosas sobre la mecánica de selección e impresión de informes.

Puede seleccionar el botón de opción Archivo en el panel Imprimir a para indicarle a QuickBooks que guarde el informe como un archivo en lugar de imprimirlo. A continuación, puede elegir el formato de archivo: Archivo de texto ASCII, archivo delimitado por comas o archivo delimitado por fichas. Puede utilizar cualquiera de los dos formatos de archivo delimitado si desea abrir el archivo más tarde con un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel. Después de hacer clic en Imprimir, utilice el cuadro de diálogo Crear archivo de disco que aparece para especificar el nombre de archivo y la ubicación de almacenamiento.

Tanto el menú Archivo como el submenú del botón Imprimir de la ventana del informe proporcionan un comando Guardar como PDF, que puede utilizar para crear una versión PDF del informe que se muestra en el menú del informe. Simplemente elija el comando y proporcione un nombre para el PDF cuando QuickBooks se lo solicite.

La configuración de Orientación le indica a QuickBooks cómo se supone que debe aparecer el informe en el papel. Los ajustes del intervalo de páginas especifican las páginas que desea imprimir. Las casillas de verificación Ajustar informe a página(s) xx y Ajustar informe a página(s) xx le permiten reducir el informe para que se ajuste al número de páginas que especifique. El propósito de la casilla de verificación Imprimir en color (sólo impresoras en color) es bastante evidente.

QuickBooks incluye dos opciones de salto de página para crear informes más fáciles de leer:

  • Active la primera casilla (Saltos de página inteligentes) para mantener los elementos que pertenecen al mismo grupo en la misma página.
  • Active la segunda casilla de verificación para dar a cada grupo principal su propia página.
  • También puede obtener una vista previa del informe haciendo clic en el botón Vista previa.

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