Cómo construir una base de datos Relaciones de tablas en Access 2016

Las bases de datos relacionales dividen los datos entre dos o más tablas. Access 2016 utiliza un campo de enlace, llamado clave externa, para enlazar tablas relacionadas entre sí. Por ejemplo, una tabla puede contener los nombres y direcciones de los voluntarios, mientras que otra tabla registra el historial de participación de los voluntarios en los eventos. La información sobre la participación en el evento está vinculada a la información de los voluntarios con un campo de enlace, que (en este ejemplo) es probablemente una identificación de voluntario.

Si puede arrastrar y soltar, puede construir una relación de tabla.

Tenga en cuenta estas tres limitaciones:

  • Sólo se pueden relacionar tablas que estén en la misma base de datos.
  • Puede relacionar consultas con tablas, pero eso es inusual.
  • Necesitas decirle a Access específicamente cómo se relacionan tus tablas.

Cuando estés listo para jugar a ser el casamentero entre tus mesas de amor, aquí tienes cómo hacerlo.

La ventana Relaciones

Para construir una relación de tabla, primero abra la ventana Relaciones. Siga estos pasos:

  1. Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos de la cinta.
  2. En el grupo Relaciones, haga clic en el pulsador Relaciones. Si algunas tablas ya están listadas en la ventana, alguien (o algún asistente) ya ha definido relaciones para esta base de datos. Si no está seguro de cómo llegaron allí y si más de una persona está trabajando en su base de datos, deténgase y consulte a todos los desarrolladores de bases de datos antes de cambiar las relaciones. Lo que podría funcionar para usted podría ser desastroso para sus colegas.

Cuando la ventana Relaciones está abierta, puede seleccionar y relacionar tablas.

Relaciones de tabla

Para cada par de tablas que relacione, debe seleccionar las tablas y luego unir sus campos comunes.

Selección de tablas

Para seleccionar las tablas a relacionar, abra la ventana Relaciones y siga estos pasos:

  1. Seleccione Mostrar tabla en el grupo Relaciones de la cinta. (Si no ve el grupo Relaciones, seleccione la ficha Herramientas de base de datos en la cinta.) Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, que enumera las tablas en el archivo de base de datos actual.
  2. Para cada par de tablas que desee en la relación, siga estos pasos: Haga clic en la tabla, haga clic en Agregar, en el espacio de trabajo Relaciones grande, una pequeña ventana lista los campos de la tabla seleccionada. A medida que añade tablas a la presentación, aparece una ventana separada para cada tabla. Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para añadir tablas al diagrama de relaciones y repita el paso 2 para cada par de tablas que desee relacionar. Si una de las tablas del par ya está presente (debido a una relación existente que tiene con otra tabla), no tiene que volver a añadirla.
  3. Después de terminar de agregar tablas, haga clic en el botón Cerrar.

Cuando tenga todas las mesas presentes, estará listo para que estas mesas se conozcan entre sí.

Gestión de las relaciones

Esta sección contiene toda la información que necesitará para crear, editar y eliminar sus relaciones de tabla.

Creación de relaciones

Después de seleccionar las tablas, siga estos pasos para crear una relación entre dos tablas:

  1. Debido a que la relación de uno a muchos es la más común, estas instrucciones pertenecen a ella. Las dos tablas en una relación de uno a muchos están designadas como cumpliendo uno de dos roles:Padre: En la tabla padre, el campo relacionado es la clave primaria. Cada registro de la tabla padre se identifica de forma unívoca mediante este campo relacionado.Niño: En la tabla secundaria, el campo relacionado contiene la misma información que el campo de la tabla superior. Por lo general, tiene el mismo nombre que el campo correspondiente en la tabla principal, aunque esto no es un requisito, para que las tablas de relación sean más fáciles, coloque los campos relacionados cerca del principio de la lista de campos. En Access, debe ver los campos relacionados en la pantalla antes de poder establecer una relación de ordenación. Si los campos relacionados no están al principio de la lista de campos, tendrá que desplazarse mucho para encontrarlos. Para mover un campo, abra la tabla de problemas en DesignView, apunte al botón que está a la izquierda del nombre del campo, luego presione y arrastre el botón para mover el campo hacia arriba.siga estos pasos para seleccionar el campo padre de la lista:Ponga el puntero del ratón en el campo que desea relacionar en la tabla padre.Mientras mantiene pulsado el botón izquierdo del ratón, siga estos pasos para unir el campo padre al campo hijo: Arrastre el puntero del ratón desde el campo padre hasta la tabla secundaria. Aparece un signo más en la base del puntero del ratón. Si arrastra entre los dos campos correctamente, el cuadro de diálogo Editar relaciones muestra los campos padre e hijo uno al lado del otro. Si falla, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Editar relaciones y vuelva a intentar el paso 3. En el cuadro de diálogo Editar relaciones, seleccione la opción Aplicar integridad referencial.Compruebe que los nombres de los campos son los correctos y, a continuación, haga clic en Crear. acceso ilustra la nueva relación en la ventana Relaciones: Una línea entre los campos relacionados le muestra que las tablas están relacionadas.

Para relacionar otro par de tablas seleccionadas, repita los pasos del 1 al 5.

Una relación de uno a muchos entre dos mesas.

Access también proporciona herramientas para modificar y eliminar relaciones.

Modificación de relaciones

Después de relacionar tablas, puede ver, organizar y eliminar las relaciones.

Si crea una relación de ordenación que no desea, abra la ventana Relaciones y siga estos pasos para eliminarla:

  1. Haga clic en la línea Relación que conecta las dos tablas, si tiene éxito, la línea se volverá más gruesa. Esto significa que la línea está seleccionada.
  2. Puntee en la tecla Suprimir de su teclado y luego Sí en el cuadro de mensaje resultante. La relación se ha ido.

Si está relacionando muchas tablas juntas, la ventana de Relaciones puede parecer un poco desordenada porque las líneas de la Relación se cruzarán entre sí. Esto hace difícil determinar qué tablas están relacionadas entre sí. Para rectificar esta situación, haga clic y arrastre la barra de título de una ventana de tabla a otra parte de la pantalla.

Es una buena práctica -aunque no siempre posible- mostrar a los padres, ya sea arriba o a la izquierda de sus hijos. Trate de organizar las tablas padre e hijo de modo que las líneas entre las tablas padre e hijo no se crucen sobre ninguna línea que ilustre otras relaciones de tablas.

¿Tiene problemas para entender sus relaciones? (¿Quién no lo es?) ¿Estás desplazándote por todo el lugar en la ventana de Relaciones para ver todo? Si es así, el Informe de Relación es sólo para usted. Para obtener una vista previa de este informe, haga clic en el botón Informe de relación en el grupo Herramientas de la ficha Diseño de la cinta. Todas las tablas relacionadas en su base de datos se mostrarán en un informe fácil de leer. (Vale, ¡más fácil de leer!)

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