Cómo cargar el tiempo y los costos reales en QuickBooks 2017

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Por Stephen L. Nelson

Si usted cobra a un cliente por los costos reales y las horas, usted necesita hacer un seguimiento de los costos y el tiempo en QuickBooks 2017 cuando usted incurre en los cargos por ellos. El coste del trabajo se asigna introduciendo la información del cliente y del trabajo en la columna Cliente: Trabajo que se muestra en la ventana utilizada para registrar un coste o un cargo por tiempo determinado. Si utiliza la ventana Introducir facturas para registrar una factura para un trabajo determinado, utilice la columna Cliente: Trabajo para designar el trabajo.

Para cobrar a un cliente por los costes o el tiempo que ha registrado, siga estos pasos:

  1. Seleccione Clientes → Crear facturas para abrir la ventana Crear facturas.
  2. Cambie el nombre en la lista desplegable Cliente: Trabajo por el del cliente adecuado, este paso es sencillo: active la lista desplegable y elija el cliente y el trabajo adecuados. Si ha asignado tiempo o costes a este cliente, aparecerá una pantalla pidiéndole que haga clic en el botón Tiempo/Costes para incluir los gastos en su factura.
  3. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Elegir tiempo y costos facturables. La ventana de diálogo ya muestra los costes y los gastos de tiempo que asignó a esta combinación de cliente y función.
  4. Seleccione el tiempo y los costes facturables que desea añadir a la factura. Tenga en cuenta que la ventana de diálogo Seleccionar tiempo y costes facturables proporciona diferentes fichas para Artículos, Gastos y Kilometraje.
  5. La pestaña Gastos tiene un par de campos adicionales en la parte superior de la pestaña para indicar el Importe del recargo o % y la Cuenta de recargo. En su caso, rellene los campos con la información correspondiente.
  6. (Opcional) Indique si desea que los cargos aparezcan como un solo artículo en la factura Si desea evitar listar los detalles sangrientos de los cargos a su cliente, seleccione la casilla de verificación Imprimir tiempo y costos seleccionados como un solo artículo de factura ubicada en la esquina inferior izquierda de la factura. Además, tenga en cuenta que puede seleccionar el cuadro Imponible para indicar si los gastos seleccionados son imponibles.
  7. Haga clic en Aceptar y, una vez que lo tenga todo de la forma que desee, haga clic en Aceptar. Como por arte de magia – aunque sea por el trabajo duro y el sudor de su propia frente – la factura aparece.
  8. (Opcional) Añada cualquier otra cosa que desee incluir en la factura, que es una factura QuickBooks normal, ¿recuerda? Puede que desee hacer clic en la flecha hacia abajo junto al botón Imprimir y elegir Vista previa en la lista desplegable para asegurarse de que sólo aparecen los costes del trabajo que desea que aparezcan.
  9. Haga clic en Guardar & Nuevo o Guardar & Cerrar, así es como se registra la factura.

Después de registrar la factura, los costes del trabajo que se han facturado se eliminan de la ventana Seleccionar tiempo y costes facturables. Estás acabado. Respira con más facilidad.

También puede hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que usted u otros empleados dedican a sus clientes o clientes. Para activar el seguimiento del tiempo, seleccione Editar → Preferencias, desplácese hacia abajo y haga clic en el icono Tiempo y gastos y, a continuación, seleccione el botón de opción ¿Rastrear el tiempo? en la ficha Preferencias de la empresa.

Después de hacer esto, usted puede rastrear el tiempo que pasa en un cliente o cliente seleccionando Clientes → Ingrese el tiempo → Use la hoja de horas semanal o Clientes → Ingrese el tiempo → Ingrese el tiempo → Ingrese el tiempo/Entre la actividad individual. Cualquiera de los comandos muestra una ventana fácil de entender que le permite registrar el tiempo dedicado a un cliente en particular.

He aquí un punto final importante: El reloj del rastreador de tiempo sigue marcando mientras se ejecute el programa QuickBooks. El programa no necesita ser el programa de Windows activo para continuar trabajando. En algunas versiones anteriores de QuickBooks, el temporizador se detiene si empieza a trabajar con otro programa, como su procesador de texto o su programa de correo electrónico.

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