Tanto si se implementan impresoras multifunción como si se trata de una flota de impresoras de escritorio, tener la capacidad de producir documentos impresos de alta calidad a pedido es clave para el buen funcionamiento de las operaciones comerciales. Comprar una impresora es como comprar cualquier otra pieza de tecnología, requiere una cuidadosa consideración. Siga leyendo para saber qué factores debe tener en cuenta al comprar una impresora. Mas informacion en impresoras hp

Comprar o arrendar

La decisión de comprar o alquilar una impresora puede tener más sentido desde el punto de vista económico una vez que su empresa determine algunas necesidades a largo plazo.

Comprar una copiadora significa no tener que hacer pagos mensuales de arrendamiento a largo plazo o posibles pagos de intereses. Las compras por adelantado pueden ahorrarle a su compañía una pequeña cantidad, posiblemente unos pocos cientos de dólares en una máquina que cuesta más de $10,000.

Sin embargo, el arrendamiento puede ser más fácil de presupuestar. Para las empresas que no tienen espacio en su presupuesto para gastar miles de dólares de una sola vez, especialmente si está comprando varias máquinas, dividir un gran pago en 2 ó 3 años puede tener más sentido desde el punto de vista económico.

Los acuerdos de arrendamiento también pueden incluir a veces actualizaciones automáticas al final del período de arrendamiento, potencialmente por menos del pago mensual de arrendamiento actual.

Debo comprar una impresora usada

Junto con la decisión de comprar o arrendar una impresora viene la decisión de obtener una máquina nueva o usada.

Con las máquinas nuevas, es posible que no tenga que preocuparse tan rápidamente por el servicio y las reparaciones. Esto puede ahorrarle a su compañía algo de dinero así como el dolor de cabeza asociado con la coordinación de las reparaciones de la máquina.

Sin embargo, con las impresoras usadas viene el obvio ahorro de costos. A veces, los distribuidores de impresoras tienen en su inventario impresoras usadas que son básicamente nuevas y que fueron devueltas rápidamente por un cliente porque se cambiaron a otro distribuidor, etc. En este caso, usted puede obtener una impresora casi nueva a un precio de segunda mano!

Velocidad

Dependiendo del volumen de impresión mensual de su empresa, puede valorar una impresora de alta velocidad. Al evaluar una impresora por su velocidad, que se mide en páginas por minuto, considere la frecuencia con la que sus empleados imprimen y el tipo de trabajos de impresión que realizan.

Ciertas industrias con gran volumen de impresión, como los despachos de abogados, imprimen constantemente documentos de gran tamaño. Si un bufete de abogados, por ejemplo, tuviera una impresora de alta calidad pero lenta, las operaciones comerciales podrían verse obstaculizadas cuando los empleados tienen que esperar a que terminen los atrasos de los trabajos de impresión grandes.

Por otra parte, si sus empleados sólo imprimen unas pocas páginas de vez en cuando, o si su oficina es muy pequeña, es posible que no valore tanto la velocidad de la impresora.

Sin embargo, tenga en cuenta que cada nivel de velocidad de la impresora tiene un volumen mensual recomendado. Si su impresora produce un volumen más alto de lo que está clasificado, tendrá más llamadas de servicio de lo normal. Seleccionar la velocidad correcta ayudará a eliminar cualquier dolor de cabeza futuro.

Impresión a doble cara

Las impresoras con esta característica te dan la opción de imprimir automática o manualmente en ambas caras del papel.

Es posible que las empresas con trabajos de impresión sencillos que sólo necesitan imprimir documentos de una sola cara no valoren esta característica, pero las que tienen trabajos de diseño complejos como folletos y panfletos pueden valorar la impresión a doble cara.

Tipos de papel

Dependiendo de los tipos de trabajos de impresión que su empresa realice, puede valorar una impresora que pueda manejar una mayor variedad de tipos de papel.

Mientras que el tamaño de papel más común es de 8.5 x 11 pulgadas, también conocido como A4, muchas impresoras pueden manejar papel hasta el tamaño legal, o de 8.5 x 14 pulgadas. Las impresoras que pueden manejar principalmente papel A4 pueden terminar siendo más baratas, por lo que si su oficina sólo imprime en este tipo de papel, puede ahorrar un poco de dinero al optar por una impresora compatible con A4.

Además, considera el peso del papel que tu oficina requiere en una impresora. El papel pesado, como el papel de archivo, se suele imprimir desde la bandeja de desvío. Sin embargo, si su oficina imprime un gran volumen de documentos en papel pesado, considere una impresora que pueda soportar el papel pesado de las bandejas estándar.

Buscar una impresora como ésta puede agilizar las operaciones comerciales al ahorrarles a los empleados el tiempo que se gasta constantemente en rellenar la bandeja de desvío.

Opciones de acabado

Algunas impresoras vienen con opciones de acabado que pueden ahorrarle a sus empleados tiempo al completar los trabajos de impresión. El grapado y el perforado de tres agujeros son dos grandes opciones de acabado que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar una impresora.

Si sus empleados sólo imprimen unas pocas páginas ocasionalmente, es posible que su oficina no se beneficie tanto de una impresora con opciones de acabado robustas.

Sin embargo, si su empresa no tiene fines de lucro, por ejemplo, y está imprimiendo constantemente folletos y otros documentos de varias páginas para grandes audiencias, su empresa puede beneficiarse de una impresora que pueda grapar documentos automáticamente.